Organizowanie konferencji stanowi formę usług dodatkowych, świadczonych przez placówki żywieniowe funkcjonujące przy hotelach. Jakie problemy wynikają podczas organizowania takich spotkań, jak sobie radzić z nimi? W niniejszym artykule postaram się odpowiedzieć Państwu na powyższe wątpliwości.
Do podstawowych usług w ramach organizacji konferencji należą:
• wynajęcie sali konferencyjnej wraz z niezbędnym wyposażeniem,
• poczęstunki i napoje w czasie spotkania,
• przerwy kawowe,
• wyżywienie całodniowe: śniadania, lunch, obiad, kolacja,
• kolacje powitalne i bankiety,
• wynajęcie pokoi uczestnikom konferencji.
Przeanalizujmy rolę gastronomii hotelowej w obsłudze konferencji. Restauracja specjalizująca się w tego rodzaju działalności przygotowuje dla organizatorów ofertę w postaci tzw. pakietów konferencyjnych. Zawartość pakietu zależy od ustaleń przyjętych przez zleceniodawcę i wykonawcę zlecenia.
Przerwy kawowe, tzw. coffee break są nieodłącznym elementem tego rodzaju imprez. Przerwy kawowe są zwykle organizowane w pomieszczeniach bezpośrednio sąsiadujących z salą konferencyjną. W zależności od liczby uczestników od jednego do kilku stanowisk – bufetów wyposażonych w filiżanki, spodki i łyżeczki oraz sprzęt do wydawania lub przygotowywania napojów gorących. Kolejną czynnością jest nakrywanie stołów, na których wykłada się drobny poczęstunek dla gości: ciasteczka, owoce, soki, wody mineralne itp.
Obsługa przerwy kawowej może się odbywać na dwa sposoby:
• samoobsługa – goście sami dbają o swój poczęstunek, przyrządzając napoje gorące oraz częstują się napojami i słodyczami,
• samoobsługa z obsługą kelnerską – kelnerzy serwują gościom jedynie napoje gorące według ich życzenia, o dalszy poczęstunek goście dbają sami.
Należy pamiętać, aby przygotować dla gości oddzielne stoliki do odkładania użytych filiżanek.
Zadaniem każdej placówki oferującej organizację konferencji jest spełnienie oczekiwań zleceniodawcy i rozwiązanie jego problemów z korzyścią dla niego i placówki. Dlatego konieczne jest umiejętne przeprowadzenie, związanej ze sprzedażą usługi, rozmowy handlowej, która ma zakończyć się podpisaniem zlecenia na organizację przyjęcia.
Umowa jest rodzajem kontraktu pomiędzy gościem jako zleceniodawcą, a placówką żywieniową jako zleceniobiorcą. Warunki kontraktu określone są w umowie i obowiązują
obydwie strony.
Aby pozytywnie sfinalizować sprzedaż usługi należy:
• zapytać gościa o życzenia,
• przedstawić gotowe propozycje placówki,
• rozbudzić zainteresowanie gościa przedstawionymi ofertami,
• doradzić w wyborze najkorzystniejszej opcji,
• ustalić menu na przyjęcie,
• zapoznać gościa ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi dodatkowych opłat za
wydłużenie czasu pracy personelu, zaangażowanie orkiestry, itp.,
• doprowadzić do podpisania zlecenia na organizację przyjęcia.
Zlecenie przyjęcia, czy tzw. umowa powinna być sporządzana na specjalnie przygotowanym druku, który musi zawierać następujące informacje:
• nazwa placówki,
• data imprezy: godzina rozpoczęcia,
• rodzaj imprezy: godzina zakończenia,
• organizator: liczba osób,
• telefon kontaktowy,
• pomieszczenie – sala bankietowa, restauracja,
• data przyjęcia zlecenia,
• rezerwacja sali,
• kolejność podawania napojów,
• kolejność i sposób podawania potraw: na powitanie, do potraw, przekąski zimne, przekąski gorące, zupa, danie zasadnicze, desery,
• limit pieniężny na jedną osobę,
• dodatkowe życzenia zleceniodawcy.
Przyjmując zamówienie na usługę gastronomiczną kierownik ustala z zamawiającym:
• numer lub nazwę rezerwowanej sali, ewentualnie miejsce w sali ogólnej dla małej grupy,
• menu.
W celu usprawnienia rozmów kierownik powinien posiadać gotowe formularze ze specyfikacją proponowanych usług, ofertę z tzw. pakietami konferencyjnymi, seminaryjnymi itp. oraz przykładowe zestawy menu, które ustala się, biorąc pod uwagę charakter spotkania oraz możliwości techniczne i organizacyjne gastronomii hotelowej związane z wyposażeniem zaplecza kuchennego i liczbą zatrudnionych osób. W przypadku organizowania wyżywienia dla grup międzynarodowych należy brać pod uwagę również zwyczaje żywieniowe obcokrajowców oraz ich upodobania lub niechęć do niektórych potraw. Dla gości zagranicznych zazwyczaj przygotowuje się menu okazjonalne w obcym języku. Przy dłuższym pobycie gości menu powinno być urozmaicone, przygotowane zgodnie z zaleceniami fachowców od żywienia, a jednocześnie powinno jak najlepiej prezentować wysoki poziom świadczonych usług gastronomicznych.
Organizacja wyżywienia uczestników konferencji musi być skoordynowana z programem zajęć, posiłki powinny być podawane punktualnie i nie mogą trwać dłużej, niż to zaplanowano. Dlatego do obsługi gości wyznacza się odpowiednią liczbę pracowników, która zależy od liczby gości i planowanego menu. Aby przyspieszyć obsługę, kelnerzy przed przybyciem gości nakrywają stoły zastawą stołową, ustawiają zimne przekąski, masło, pieczywo i napoje. Na stołach pomocniczych przygotowują talerze, filiżanki, sztućce oraz szkło. W czasie spożywania posiłków podają tylko dania i napoje gorące.
Poniżej przedstawię przykładowe menu na przerwy kawowe wraz z kalkulacją kosztów:
Przerwa standard
• kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciasteczka
• cena 16zł/osobę
Przerwa francuska
• miniardies- małe ciasteczka, croissanty, kawa, herbata, woda mineralna
• cena 16zł/osobę
Przerwa wykwintna
• rostbeef Rosa z marynowanymi grzybami na zielonej sałacie i ciemnym pieczywie
• łosoś marynowany w limonce i koperku podany na tostach
• szynka z domowej spiżarni z zielonym ogórkiem i pomidorem na pieczywie razowym
• koreczki serowe z winogronami
• mix sałat z ziarnami zbóż z balsamicznym winegretem
• sałatka jarzynowa z jajkiem przepiórczym
• owoce sezonowe
• kawa/herbata/woda mineralna
• cena 30 zł/osobę
Przerwa sałatkowa
• sałatka z makaronem, salami i bazylią
• sałatka rubinowa
• sałatka krabowa
• sałatka Caprese
• pieczywo, masło
• warzywa sezonowe
• sałatka owocowa
• kawa, herbata
• cena: 25zł/osobę
Oprócz bezpośredniego kontaktu ze zleceniodawcą, zlecenia na organizowanie konferencji mogą być przyjmowane telefonicznie, faksem lub e-mailem. Ta forma po wstępnej rezerwacji wymaga również potwierdzenia pisemnego w postaci umowy.
Na poczet realizacji zlecenia pobierana jest zaliczka pieniężna, która zazwyczaj wynosi do 50% kosztów przyjęcia. Jest to kwota gwarancyjna, że zleceniodawca nie wycofa się z umowy na krótko przed imprezą, kiedy placówka poniesie już pewne koszty np.: zakup sprzętu, surowców itp. Reszta należności za imprezę wpłacana jest po jej zrealizowaniu. Rezygnacja z usługi na 3 tygodnie przed przyjęciem powoduje, że zaliczka jest zwracana w całości.
Pamiętajmy, że we współczesnym biznesie, aby utrzymać odpowiedni poziom usług i zarazem kreować pożądany wizerunek hotelu należy wszystkie usługi wykonywać na najwyższym poziomie. Odpowiednie wyposażenie, smaczne i atrakcyjnie podane potrawy i napoje, profesjonalna obsługa kelnerska służą temu zadaniu. Obsługa gastronomiczna konferencji jest nowym wyzwaniem a jednocześnie opłacalną działalnością, ponieważ obok wymiernego finansowego zysku, stanowi atrakcyjną formę promocji hotelu i regionu.