Przygotowanie do przyjazdu gościa VIP zaczyna się już na etapie rezerwacji. Status VIP potwierdza menadżer lub dyrektor sprzedaży. Wówczas uruchamiana jest procedura rezerwacji pokoju (czasami całego piętra – wg preferencji). Automatycznie wysyłana jest informacja do pozostałych działów. Częstą praktyką w hotelach sieciowych jest transfer gości VIP z lotniska limuzyną lub na koszt hotelu Dział służby pięter powiadomiony o wizycie ważnej osoby, przygotowuje wskazany pokój na jego przyjazd w pierwszej kolejności. Dział gastronomii przekazuje z wyprzedzeniem wstawkę i imienny list powitalny podpisany przez dyrektora. Odbiór pokoju na przyjazd VIP dokonywany jest bezpośrednio przez supervisora służby pięter. W przypadku VIP często omijana jest standardowa procedura zameldowania w recepcji. Wcześniej przygotowaną kartę do pokoju wręcza gościom menadżer obiektu i osobiście odprowadza do pokoju. Stąd formalności dotyczące rezerwacji, bądź kwestie bezpieczeństwa i ochrony, często ustalane są z przedstawicielem gościa o statusie VIP z jego asystentką/asystentem. W przypadkach przyjazdów gości najwyższych rangą stosuje się odrębną procedurę czerwonego dywanu (red carpet arrival).
Zamiast kwiatów w pokojach goście znajdują coś jadalnego, czyli owoce – koniecznie umyte, wyfiletowane, podane z eleganckim widelczykiem, dodatkowym talerzykiem, często poddane carvingowi – jednym słowem eleganckie i gotowe do spożycia. Dobre wino, domowe specjały, wyroby regionalne – własny miód w eleganckim opakowaniu czy pasztety w słoiczkach, spakowane do zabrania
Jako, że VIP to uczestnicy programów lojalnościowych warto przedstawić ich przywileje na przykładzie system Marriott Rewards. Goście spędzający w hotelach Marriott od 1 do 49 nocy w roku lub organizujący od jednej do czterech imprez otrzymują Status Srebrny i takie przywileje jak: późny wyjazd bez dopłaty, rabaty na pobyty weekendowe, 20 proc. rabatu w sklepiku hotelowym, płatny up grade (30 USD) do korzystania z piętra z concierge lounge,
dedykowaną linię rezerwacyjną oraz gwarancję rezerwacji.
Goście spędzający w hotelach Marriott od 50 do 74 nocy lub organizujący od pięciu do siedmiu imprez uzyskują Status Złoty i tym samym przywileje statusu srebrnego plus: bezpłatny, najszybszy internet, śniadanie kontynentalne oraz bezpłatny up grade do pokoju na piętrze z concierge lounge.
Autorką jest Joanna Kuźmicka
założycielka i właścicielka firmy Hotel Zone
Rysunek: Szczepan Sadurski
Poleca: błyskawiczne rysowanie na żywo karykatur twarzy, podczas imprez zamkniętych: eventy, kongresy, targi, wesela. Cała Polska. Kontakt: sadurski@onet.pl, informacje: www.karykatury.com