Sala konferencyjna. Inwestycja dobrze przemyślana

To dzięki sali możemy zwiększyć sprzedaż pokoi (zwłaszcza w okresach poza sezonem) oraz wykorzystanie gastronomii, a nawet wyznaczyć nową jakość w ofercie hotelarskiej. W związku z tym warto poświęcić sali konferencyjnej więcej uwagi i na etapie projektu przeanalizować wraz z architektem jej umiejscowienie, pojemność, funkcjonalność oraz wyposażenie. Dobrze zaprojektowana, spełniająca określone standardy sala może znacząco wyróżnić nasz hotel na tle konkurencyjnych oraz bezpośrednio wpłynąć na decyzję o wyborze naszego obiektu.

Najważniejszy jest projekt

Aby jednak realizacja sali faktycznie okazała się trafionym przedsięwzięciem musi być optymalnie dobrana do rodzaju i wielkości obiektu hotelowego. Dlatego też proces projektowania i inwestycji powinien być poprzedzony szczegółową analizą, przede wszystkim lokalizacyjną.

Pomieszczenie z przeznaczeniem na sale powinno być jednoprzestrzenne, w miarę możliwości bez słupów, ścianek i innych elementów o kształcie zbliżonym do prostokąta o proporcjach boków 2 :3. Przy salach o pojemności powyżej 100 osób bezwzględnie należy zapewnić rozwiązania pozwalające na podział całej powierzchni sali na mniejsze z zapewnieniem niezależnych wejść do każdej z nich, oraz wspólnego foyer.
Każdą salę konferencyjną należy projektować jako wielofunkcyjną i wziąć pod uwagę różne możliwości jej wykorzystania, należy przyjąć, że im większa sala, tym więcej rodzajów imprez może się w niej odbyć, w tym również tych o specjalistycznych wymaganiach. Dostosowanie pewnych wymogów do imprez nietypowych, zapewnia obiektowi wyspecjalizowanego, ale pewnego klienta, który nie znajdzie podobnej oferty wśród obiektów konkurencyjnych. Niezbędna może się tu okazać pomoc projektanta, gdyż czasami kilka centymeterów decyduje o pożądanych właściwościach sali. Tu należy uwzględnić, że im większa sala, tym większa powinna być jej wysokość, ponieważ część wysokości trzeba będzie poświęcić na potrzeby instalacji ( klimatyzacji, wentylacji, opuszczanych ekranów) i konstrukcji ( czym większa rozpiętość tym wyższe belki pod stropem sali).

Przy sytuowaniu sali w obiekcie, warto zlokalizować ją w pobliżu restauracji, co pozwoli na sprawną obsługę gastronomiczną konferencji, a w razie potrzeby umożliwi powiększenie powierzchni sali konferencyjnej o restauracyjną. Przy dużej sali należy dodatkowo przewidzieć specjalistycznie zaprojektowane zaplecze gastronomiczne, z możliwością jednoczesnego wydawania dużej ilości posiłków.

Sala konferencyjna wymaga zapewnienia oddzielnej drogi dostaw, zaplecza magazynowego oraz wspomnianego już dostępu do gastronomii. Należy zapewnić również dostęp do komunikacji poziomej i pionowej (windy, schody, korytarze) uwzględniający maksymalną ilość korzystających z niej osób. Do dużej sali warto zapewnić wjazd i/lub urządzenia transportu pionowego pozwalających na wniesie na sale np. dużych eksponatów, czy nawet pojazdów.

Sale powinny mieć oddzielne wyjście (ewentualnie przez foyer) na zewnątrz budynku. Przestrzeń zewnętrzna przy sali konferencyjnej może być dodatkowo wykorzystana jako przedłużenie sali, na potrzeby dużych imprez w okresie letnim, przy czym droga dojścia do sal uczestników konferencji nie powinna przecinać się z drogą obsługi. Niezależnie od wielkości sali w strefie wejściowej należy zapewnić szatnię o rozmiarach proporcjonalnych do liczby użytkowników sali, zwłaszcza, gdy dopuszcza się możliwość uczestnictwa w konferencji osób nie mieszkających w obiekcie.

Sala wolnostojąca

Warto też rozważyć oddzielenie części konferencyjnej od hotelowej, przez zaprojektowanie sali wolnostojącej. Chociaż rozwiązanie to ma wiele zalet, przede wszystkim ze względu na cenę gruntu pozostanie raczej wariantem odpowiednim dla obiektów typowo konferencyjnych znajdujących się poza centrami miast.

Sale konferencyjne wolnostojące moją tańszą i lżejszą konstrukcję, w stosunku do wbudowanych w bryłę hotelu. Ze względu na jednoprzestrzenność można nad nimi zlokalizować inne jednoprzestrzenne pomieszczenia, np. lobby z recepcją i restaurację. Sytuowanie części pobytowej hotelu w oddzielnym skrzydle lub innym budynku jest to bardzo korzystne ze względów akustycznych (nie ma przenoszenia dźwięków na część pobytową) i konstrukcyjnych (podział konstrukcyjny jednostek pokojowych jest zupełnie inny niż sali), dzięki temu możliwe jest uzyskanie sali wolnej od słupów i dzielących ją stałych ścian. W obiekcie z dobrze rozwiązaną funkcją konferencyjną można zapewnić duże obłożenie hotelu nawet bez nadzwyczajnych walorów turystycznych okolicy.

Przy sali wolnostojącej dodatkowym kosztem będzie niestety zapewnienie komunikacji z pozostałymi funkcjami hotelu bez wychodzenia na zewnątrz, co jest konieczne przy obiektach kategoryzowanych na 3 lub więcej gwiazdek.

Dla hoteli miejskich w centrach miast najczęstszym rozwiązaniem pozostaną zatem hotele ze wszystkim funkcjami w jednej bryle. Jest to najlepsze rozwiązanie w miejscach gdzie cena gruntu jest wysoka, a ilość miejsca ograniczona. Taki stan rzeczy pozwala na maksymalne wykorzystanie powierzchni działki, gdzie przy wybudowaniu nad salą jednostek pokojowych z każdego metra powierzchni zabudowy uzyskujemy kilka metrów pow. użytkowej zależnie od ilości kondygnacji obiektu.

Przy obiektach pozamiejskich należy pamiętać, że taki obiekt będzie wymagał większej liczby miejsc parkingowych, minimum jednego na jedną jednostkę pokojową. Inaczej będzie w hotelach miejskich, gdzie ze względu na obecność komunikacji ogólnej (lotniska, dworce, komunikacja miejska) ilość miejsc parkingowych może być znacząco ograniczona.

Duża czy mała

Dylematem inwestora może okazać się dobór właściwej wielkości sali do ilości pokoi hotelowych. Należy przede wszystkim określić rodzaju hotelu. Jeżeli jest to resort typowo konferencyjny pojemność sali nie powinna być większa od maksymalnej ilości gości w pokojach hotelowych konferencyjnej, gdyż większa sala nigdy nie zostanie w całości zapełniona i wykorzystana. W przypadku hotelu w mieście, gdzie baza noclegowa jest pokaźna, a nie zawsze idzie w parze z obecnością sali konferencyjnych, zatem nawet zwiększając salę w stosunku do liczby gości w naszym hotelu, mamy szansę ją zapełnić. Co więcej, im większa sala w hotelu miejskim, tym bardziej obiekt może stać się konkurencyjnym. Analizując więc hotel miejski, w zasadzie nie ma on ograniczeń co do wielkości sali, prócz budżetu inwestora, gruntu w dyspozycji i rachunku opłacalności inwestycji.

Ze względu na pojemność sale możemy podzielić na małe elitarne sale o pojemności do 20 osób przy układzie konferencyjnym, sale małe do 100 osób przy układzie widowiskowym, sale duże o pojemności do 500 osób przy układzie widowiskowym oraz bardzo duże, sale kongresowe na 1000 osób lub więcej. Każda sala powyżej 100 osób powinna mieć możliwość dzielenia na sale mniejsze o zróżnicowanej wielkości. Dla sal małych powinna być możliwość dzielenia na sale po 20-50 osób, dla dużych po 20-200 osób.
Wielkość sali zależy przede wszystkim od analizy możliwości jej wykorzystania, należy przy przeprowadzaniu takiej analizy wziąć pod uwagę profilu klientów danego obiektu, możliwość wynajęcia sali uczestnikom mieszkającym również poza hotelem, możliwą częstotliwość jej wykorzystania oraz charakter odbywających się w niej imprez.

Pojemność sali wiąże się również z obranym układem aranżacji, który jak wiadomo powinien być łatwy do zmiany. Największą pojemność ma sala przy układzie widowiskowym, gdzie zależy nam przede wszystkim na zmieszczeniu jak największej ilości miejsc siedzących. Aby skalkulować wymiary sali w zależności od liczby użytkowników można posłużyć się przelicznikami. Przyjmuje się wtedy, że na 1 osobę na każdy mkw. sali, czyli przy sali 200 mkw. możemy zmieścić 200 miejsc siedzących. Przy układzie konferencyjnym, gdzie oprócz miejsca siedzącego każdy użytkownik ma do dyspozycji miejsce do sporządzania notatek, przyjmujemy 1,5 mkw./osobę. Najwięcej miejsca wymagał będzie układ bankietowy, gdzie na 1osobę przypada min. 2 mkw., w to wkalkulowane jest ustawienie okrągłych stołów, rozłożenie parkietu.
W większych obiektach, chcąc dysponować pełną ofertą konferencyjną warto prócz dużej zali zaprojektować kilka sal mniejszych do 10-12 osób. oddalonych od głównej części konferencyjnej, o wysokiej jakości wykończenia, przeznaczonych na spotkania VIPów.

Hotele z bardzo dużymi profesjonalnymi salami (na powyżej 300 osób), mogą mieć znaczną przewagę nad konkurencją, gdyż przy stosunkowo dużym zapotrzebowaniu na sale wielkopowierzchniowe, obiektów dysponujących tak dużymi możliwościami konferencyjnymi jest niewiele. Tylko kilka obiektów w Polsce oferuje sale o pojemności powyżej 1000 osób.

Założenia odnośnie wielkości sali należy bezwzględnie przyjąć przed przystąpieniem do jej realizacji. Konieczna jest pomoc doświadczonego projektanta oraz szczegółowa analiza struktury klientów i zapotrzebowania na salę.

Przebudowa na pokoje

Trzeba zdawać sobie sprawę, że wszelkie zmiany po realizacji obiektu, jak np. zmiana przeznaczenia sali na pokoje hotelowe lub odwrotnie jest niezwykle kosztowna, a czasami wręcz niemożliwa ze względu na konieczność gruntownej przebudowy. Wiąże się to z zupełnie innymi wymogami budowlanymi, instalacyjnymi, warunkami ewakuacji i warunkami p-poż oraz konstrukcją istniejącego budynku, różną wysokością kondygnacji i inną siatką słupów. Z całą pewnością przy takiej zamianie nie unikniemy starań o pozwolenie na budowę, a przynajmniej o zmianę sposobu użytkowania.

Jedyne przypadki takich zamian w rozsądnych realiach ekonomicznych to przystosowanie apartamentu hotelowego na potrzeby małej sali konferencyjnej (na ok. 10 osób). Jednak i to rozwiązanie jest warte rozważenia na etapie projektu. Wiąże się ono jedynie z dobraniem mobilnego wyposażenia pokoju. Dzięki temu mamy w zapasie dodatkową salkę na kameralne spotkania, która w przypadku niedostępności pozostałych sal w obiekcie, pozwala małym kosztem poszerzyć ofertę konferencyjną hotelu.

Swobodna przestrzeń

Przy bardzo dużych salach, z nastawieniem głównie konferencyjno-kongresowym, można rozważyć amfiteatralny układ podłogi. Jednak dla zapewnienia wielofunkcyjności zdecydowanie praktyczniejsza będzie podłoga jednopoziomowa, która w dodatku przy tej samej powierzchni sali gwarantuje większą pojemność niż przy podłoga pochyła.

Przed przystąpieniem do projektowania planowanego przedsięwzięcia inwestor powinien zdawać sobie sprawę z kwestii dotyczących wymagań technicznych sal konferencyjnych oraz ich powiązań funkcjonalnych z resztą obiektu. Decyzje te najlepiej podjąć przy współpracy z projektantem, warto jednak wcześniej wykonać analizę potencjalnych klientów. Łatwiej projektować, gdy posiada się najdokładniej określone wymagania, równocześnie w większym stopniu gwarantuje to sukces we wpasowaniu się w wymogi klienta.

Przy sytuowaniu sali względem innych części hotelu należy bezwzględnie rozważyć wspomnianą kwestię powiązań z innymi częściami hotelu, zwłaszcza przy salach dobudowanych lub wolnostojących, należy zwrócić uwagę, by połączenie z pozostałymi funkcjami było zapewnione bez wychodzenia na zewnątrz. Wielu inwestorów nie zdaje sobie sprawy z nagłego natężenia ruchu w obiekcie związanego z obsługą konferencji, podczas której jej uczestnicy jednocześnie korzystają z komunikacji poziomej (korytarze) jaki i pionowej (windy), hallu i recepcji (check-in, check-out, miejsce "zbiórek") oraz gastronomii. Dlatego tak ważne jest uwzględnienie i dobre rozwiązanie na etapie projektu miejsc newralgicznych, gdzie ruch jest wzmożony, tak by nadmierny tłum nie drażnił pozostałych gości hotelu, jak i samych uczestników konferencji.

Projektant powinien również doradzić w kwestii ustalenia wysokości sali oraz dobrać konieczną przestrzeń pomocniczą i magazynową. Tu warto zaufać architektowi i nie obawiać się przewymiarowania przestrzeni, część wysokości trzeba będzie bowiem poświęcić na niezbędne instalacje, a dodatkowe pomieszczenia pomocnicze, choć z pozoru mogą wydawać się zbędne często są później konieczne do dobrego użytkowania sali.

Wyposażenie nie powinno być zbyt krzykliwe, gdyż odwraca to uwagę od odbywających się wydarzeń, może też utrudniać okresowe aranżacje na potrzeby odbywających sie tam imprez. Mimo wszechobecnego w Polsce trendu stylizowania budynków i wnętrz na klasyczne i dworskie, sale powinny być raczej minimalistyczne i oszczędne w wyposażenie stałe. Dotyczy to zwłaszcza dużych wielofunkcyjnych sal, gdzie liczy się przede wszystkim swoboda kształtowania ich przestrzeni do potrzeb jej użytkowników.

Sala niezależnie od wielkości musi być inwestycją dobrze przemyślaną, jednak jej rozmiar w dużym stopniu będzie dyktował sposób jej funkcjonowania. Projektując salę dużą, powyżej 100 osób koniecznie trzeba dopuścić możliwość jej dzielenia na mniejsze, im większa sala tym większa różnorodność imprez które mogą się w niej odbyć, zatem wraz z wielkością powinna rosnąć jej wielofunkcyjność, nawet po wystawienniczą i kongresową. Przy projektowaniu dużych sal, jeśli istnieje prawdopodobieństwo odbywania się tam spotkań międzynarodowych, warto na etapie projektu uwzględnić pomieszczenie dla tłumaczy.

Mniejsza sala będzie raczej służyła celom stricte konferencyjnym, zatem jej wyposażenie nie musi być tak mobilne. Warto w takim przypadku zdecydować się na stałe, bardziej eleganckie wykończenie. Sale o przeznaczeniu wyłącznie konferencyjnym można lokalizować w częściach budynku o ciekawych walory widokowych lub znajdujących sie w pomieszczeniach o niepowtarzalnym klimacie, w których i tak nie zmieścilibyśmy pełnowymiarowej, wielofunkcyjnej sali. Mimo więc niemożności przyjęcia dużej ilości osób, sala kameralna, elegancka o najwyższych standardach użytkowych może stać sie atutem hotelu i przyciągać gościa tyle nie masowego, co elitarnego, który wymaga wysublimowanej usługi na najwyższym poziomie. Przy małej sali niepotrzebne będzie również zaplecze magazynowe.

Poza małymi salami, do kilkunastu osób, pozostałe powinny mieć zapewnione jeśli nie sąsiedztwo pionu gastronomicznego, to przynajmniej pomieszczenia do przyjmowania gotowych potraw, z możliwością ich podgrzewania i dekorowania.

Wyposażenie

Kolejnym zagadnieniem istotnym przy realizacji sali konferencyjnej będzie jej wyposażenie. Meble powinny być kompaktowe, najlepiej składane, co pozwoli na zaoszczędzeniu miejsca do magazynowania. Rozmiar magazynu nie przekłada się na dochód z sali, nie ma więc potrzeby jego przewymiarowywania. Stoły konferencyjne( także z możliwością składania) mogą służyć nie tylko jako ławki konferencyjne, po zamontowaniu okrągłych blatów – nakładek mogą z powodzeniem służyć jako stoły bankietowem na potrzeby imprez okolicznościowych.

Przy wyborze krzeseł najlepiej zdecydować się na model sztaplowany, możliwe do układania w sposób spiętrzony (jedno na drugie), z dobranymi do modelu wózkami, na których będą transportowane i przechowywane. Najlepiej też dobrać model możliwy do ubrania w "sukienki okolicznościowe". Krzesła warto też wyposażyć w łatwo montowalne nakładki do robienia notatek.
Na potrzeby imprez okolicznościowych przydatnym elementem wyposażenia będzie składany z modułów parkiet do tańca

Dla potrzeb organizacji wystaw można przewidzieć możliwość mobilnego systemu zawieszania obrazów na ścianach, który można dowolnie dostosować do konfiguracji wystawy, bez dziurawienia ścian. A po wystawie łatwo zdemontować.

W przestrzeniach komunikacyjnych (zwłaszcza przy wejściach) należy przewidzieć ekrany i tablice informujące o szczegółach i przebiegu konferencji. Duże ekrany powinny znaleźć się we foyer i mniejsze przy każdym wejściu do sal – również po ich podziale na sale mniejsze ścianami przesuwnymi. Dobra akustyka to cecha bardzo istotna w przypadku sali konferencyjnej, której nie wolno pominąć. Niektóre firmy przy prowadzeniu szkoleń wymagają wręcz rozwiązań zapewniających dużą szczelność dźwiękową przegród, koniecznie potwierdzoną atestami, ze względu na poufność informacji udzielanych podczas specjalistycznych szkoleń. Dlatego kluczową kwestią jest wysoki komfort akustyczny, brak efektu pogłosu, zastosowanie materiałów dźwiękochłonnych o dużym tłumieniu dźwięku jak np. sufity podwieszane pochłaniające dźwięk, ścianki dzielące sale o wysokich parametrach akustycznych czy dywanowe pokrycie posadzki. Dzięki spełnieniu tych warunków w przylegających salach mogą równolegle odbywać się różne spotkania.

Do podziału sali stosuje się ścianki przesuwne o wysokiej izolacyjności akustycznej, z optymalną możliwością dzielenia, których producenci oferują szeroką paletę wykończeń. Dostępne są również ścianki z wbudowanymi otworami okiennymi i drzwiowymi. Warto zwrócić uwagę na sposób wykończenia sali, elementy praktyczne z pozoru do czyszczenia (płytki, panele) mogą w praktyce znacząco pogarsza walory akustyczne sali. Akustyka będzie grała dużą rolę przy użytkowaniu sali.

Z punktu widzenia akustyki, a także pewnej mobilności praktyczne będzie wykończenie sufitów przez zastosowanie podwieszanych elementów kasetonowych. Pozwalają one na pewne modyfikacje elementów pozornie stałych (punkty oświetleniowe, nagłośnienie). Kasetonowe sufity podwieszane dają łatwy dostęp do znajdujących się nad nimi instalacji, pozwalają na wymianę poszczególnych elementów oraz są dostępne w wielu wariantach wykończeniowych i charakteryzują się wysokimi parametrami akustycznymi. Estetycznie nie są jednak zbyt eleganckie i nadają wnętrzom nieco biurowy charakter. Dlatego też zwłaszcza przy mniejszych salach korzystniej wykończyć strop gładkim sufitem, który da np. możliwość wieszania dekoracji, co może być niemożliwe przy sufitach kasetonowych (mała nośność).

Przy wyposażaniu sal należy zwrócić uwagę na certyfikaty i atesty stosowanego umeblowania i wykończeń. Chociaż na produktach nieatestowanych można zaoszczędzić w przypadku jakichkolwiek nieszczęśliwych wypadków związanych z użytkowaniem sali może być trudniej uzyskać odszkodowanie od firmy ubezpieczeniowej. Zdarza się również, że organizatorzy imprezy takich atestów będą wymagali.
W zakresie wyposażenia trzeba uwzględnić multimedialne walory sali, jak wysuwane ekrany, rzutniki, gniazdka dostępne w podłodze. Konkurencyjnym, chociaż wciąż jeszcze drogim rozwiązaniem będzie zapewnienie możliwości prowadzenia wideokonferencji.

Autorzy: arch. Ewelina Kahl-Gaczorek, arch. Maciej Gaczorek, Pracownia Architektoniczna Arche