W trosce o finanse właściciela, czyli audyt w hotelu

[SPECJALNIE DLA NAS] Audyt finansowy, w mojej ocenie, jest najważniejszym rodzajem audytu jaki powinien przeprowadzać, każdy właściciel hotelu. I to nie jednorazowo, a regularnie, co najmniej raz w roku.

Jak wspominałem w po­przednim tekście może, ale nie musi, być powiązany z audytem spółki właścicielskiej. Nie zawsze bowiem pokrywają się zakresy działalności (spółka może prowadzić inną działalność oprócz hotelowej). Audyt spół­ki dokonuje się po zamknięciu sprawozdania finansowego za dany okres. Jeśli jest to pełny rok obrotowy, który pokrywa się z rokiem kalendarzowym to taki audyt może być wykonywany dopiero w połowie kolejnego roku, wreszcie spółka jako taka zgodnie z ustawą o rachunkowo­ści może nie podlegać w ogóle wymogowi przeprowadzania au­dytu. Tymczasem audyt finansowy działalności stricte hotelowej jest niezbędny i należy go prze­prowadzać regularnie. Ważnych powodów jest wiele i wynika­ją przede wszystkim z zakre­su informacji, jakie taki audyt powinien właścicielowi przy­nieść:

Po pierwsze – w trakcie audy­tu finansowego badamy popraw­ność sprawozdań sporządzonych przez księgowość hotelu – nieza­leżnie czy jest zarządzany przez operatora, czy bezpośrednio przez właściciela. Sprawdzamy zgodność wszystkich kluczowych pozycji, prawidłowość księgowań kosztów, przychodów, alokacji do poszczególnych departamentów, dokładność i rzetelność wszyst­kich naliczanych przez operatora opłat w tym tych, które są najbar­dziej wrażliwe na pomyłki, czyli opłat nielimitowanych, takich jak niektóre usługi marketingowe, dystrybucyjne, różnego rodzaju programy wsparcia sprzedaży, szkoleń, usług zewnętrznych itd.

Po drugie – badamy wyniki ja­kie osiąga hotel. W zależności od ustaleń z właścicielem robimy to w ujęciu porównawczym z grupą konkurencyjną (tzw. competetive set) lub w ujęciu historycznym, czyli odnosimy się do wyników z lat poprzednich albo robimy jedno i drugie oraz dodatkowo badamy wykonanie przyjętych budżetów tj. z reguły procent ich wykonania i wszelkie ewentualne odchylenia.

Po trzecie – dokonujemy ana­lizy wskaźnikowej wyników fi­nansowych hotelu z podziałem na poszczególne departamen­ty operacyjne i główne pozycje przychodowe oraz kosztowe. Wykorzystujemy tu naszą bazę danych i własne doświadczenie, które w większości przypadków pozwala nam określić wielkości średnie dla poszczególnych pozy­cji rachunku wyników dla porów­nywalnych hoteli wg skali, stan­dardu i lokalizacji.

W wyniku powyższych dzia­łań uzyskujemy odpowiedź na to czy księgowość hotelu jest prowadzona prawidłowo, czy za­rządzający realizuje budżet i jaka jest tendencja, jeśli chodzi o wy­nik (czy obłożenie, ADR, RevPar, GOP itd. będą nam rosły czy będą spadać). Wreszcie otrzymuje­my kompletną wiedzę dotyczącą tego czy i o ile nasz obiekt różni się od porównywalnych hoteli w poszczególnych kategoriach przychodowych i kosztowych. Co oczywiste, wszystkich tych in­formacji nie da się uzyskać prze­prowadzając jedynie „klasyczny” księgowy audyt samej spółki.

W przypadku wystąpienia ja­kichkolwiek odchyleń w budżecie tego rodzaju informacje będą nie­zbędne do podjęcia działań na­prawczych i rozmowy z operato­rem lub zespołem zarządzającym nt. koniecznych zmian. Ponadto analiza wskaźnikowa nierzadko pozwala wykazać nam, że sam budżet jest źle skonstruowa­ny i nawet jeśli jest realizowany przez zarządzającego to jest nie­korzystny dla właściciela! Dzieje się tak najczęściej wtedy, kiedy operator lub zespół zarządzają­cy źle zdefiniują swoją pozycję konkurencyjną i nieprawidłowo dobiorą parametry. Taka sytu­acja utrzymywana latami może spowodować de facto spadek hotelu do niższej kategorii nie od­zwierciedlającej jego faktycznej wartości i standardu. Oczywiście wszystko ze stratą dla właściciela.

Przeprowadzenie audytu fi­nansowego pozwala właścicielo­wi zareagować i podjąć działania zapobiegające złym tendencjom w przyszłości. Nierzadko stano­wi podstawę do wystąpienia do operatora z roszczeniami finan­sowymi jeżeli zostaną wykryte nieprawidłowości. Problemy, któ­re mogą się ujawnić w wyniku au­dytu mogą być przeróżnej natury i wynikać z błędów księgowych, matematycznych, formalnych czy masy różnych nieprawidło­wości operacyjnych. Ale jak w so­czewce wszystkie one stają się widoczne po przeprowadzeniu badania finansowego, ponieważ jeżeli hotel mieści się w wideł­kach rynkowych to z reguły nie ma powodu do dalszych działań i pogłębiania audytu, natomiast jeżeli są zastrzeżenia należy od­nieść się do ich natury – w wielu starszych, niezależnych hotelach będzie to kwestia wdrożenia no­woczesnych procedur – począw­szy od wprowadzenia systemu USALI, a skończywszy na prze­szkoleniu personelu i np. pozy­skaniu franczyzy. W hotelach sieciowych zarządzanych przez zewnętrznych operatorów będzie to często kwestia umiejętności…

Autorem jest Marcin J. Podobas, założyciel
i partner zarządzający FORTECH Consulting

Materiał został przygotowany specjalnie dla naszej redakcji
Całą treść publikujemy w naszym czasopiśmie

ŚWIAT HOTELI: październik – listopad 2019
> kliknij, aby się zapoznać się z pełnym wydaniem <

© BROG B2B Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
Dalsze rozpowszechnianie powyższego materiału jest zabronione.