Audyty w hotelu – cel, zakres, koszty

[SPECJALNIE DLA NAS] Każdy właściciel – bez względu na wielkość, wiek i standard hotelu – powinien wdrożyć procedurę audytu od pierwszego roku po otwarciu obiektu. Im szybciej to zrobi, tym lepiej.

Polska stała się już dojrza­łym rynkiem hotelowym. Mamy ponad 2,5 tys. ho­teli z ponad 136 tys. pokoi, z co­raz większym – przekraczającym już 30 proc. – udziałem sieci. Rocznie oddawane jest kilkadzie­siąt obiektów, po 5-6 tys. pokoi. W 2018 roku na inwestycje ho­telowe wydano ok. 2 mld zł. To wszystko świadczy już o skali i możliwościach rynku. Oznacza też, że będzie on się zmieniał i zachowywał podobnie do in­nych rozwiniętych rynków. A na nich właściciele nie poprzestają na otwarciu i oddaniu w dobre ręce (zewnętrznego operato­ra albo własnego zespołu, bądź dzierżawcy), natomiast aktywnie sprawują nadzór właścicielski nad swoim majątkiem. Według starego przysłowia: „Pańskie oko konia tuczy”, właściciel, który in­teresuje się swoim obiektem, wie o nim więcej, o swoich ludziach, operatorze, budynku, wynikach i wreszcie o samych gościach. Każdy właściciel – bez względu na wielkość, wiek i standard ho­telu – powinien wdrożyć proce­durę audytu od pierwszego roku po otwarciu hotelu. Im szybciej to zrobi, tym lepiej. Tak jak po­winno przeprowadzać się au­dyt na poziomie spółki właści­cielskiej (co do tego chyba nikt nie ma wątpliwości, nawet jeśli wprost tego przepisy nie wyma­gają), tak samo należy to zrobić na poziomie hotelu. Bo to jest inny audyt, nie tylko finansowo­-księgowy, ale dużo szerszy. Audyt powinien być przepro­wadzony przez doświadczonego audytora. I nie myślę tu o tzw. wielkiej czwórce, tylko o dorad­cach i ekspertach hotelowych, którzy przez lata byli „po drugiej stronie”, pracowali jako menadże­rowie, prawnicy, księgowi, znają system USALI i doskonale orien­tują się we wszystkich działaniach i mechanizmach funkcjonowania hotelu.

Audyt dzielimy na cztery głów­ne obszary :
– formalno-prawny
– finansowy;
– operacyjny;
– techniczny.

Czy robić wszystkie cztery na­raz? Niekoniecznie. Inne potrze­by i ryzyka ma właściciel, który otworzył nowy obiekt i zamierza się nim jeszcze długo cieszyć, inne ten, który jest w trakcie re­montu lub rozbudowy, a jeszcze inne, który przygotowuje hotel do sprzedaży. Wszystko zależy od sytuacji i potrzeb. Minimum jest coroczne przeprowadzenie au­dytu wyników oraz przynajmniej uproszczonego audytu prawne­go pozwalającego ocenić bieżący stan zawartych umów i np. zmian w nich dokonanych w stosunku do poprzedniego okresu (roku). Jeżeli wówczas pojawiają się nam (audytorom) jakieś negatywne symptomy, których przyczyny tkwią głębiej, dopiero wtedy su­gerujemy właścicielowi przepro­wadzenie dalszych badań. Jeżeli wszystko jest w porządku lub ewentualne zastrzeżenia można wyjaśnić i naprawić bez kolejnych sprawdzeń, to nie ma sensu ich robić.

Każdy audyt powinien zostać zakończony sporządzeniem pi­semnego raportu dla właściciela, który będzie obejmował zastrze­żenia, wnioski i ewentualne za­lecenia. Koszt audytu może być bardzo różny i zależy od zakresu, terminów (ekspres jest zawsze droższy) oraz oczywiście od wiel­kości i standardu obiektu. Stawkę z reguły określa się jako ryczałt/ za pokój lub ryczałt/za osobogo­dzinę.

Audyt formalno-prawny

To najważniejsza część audytu – od niej wszystko się zaczyna i ten rodzaj audytu razem z fi­nansowym przeprowadzany jest najczęściej. Dlaczego? Ponieważ z podpisanych przez właścicie­la umów wynikają prawa i obo­wiązki wszystkich stron mających wpływ na wynik hotelu, począw­szy od podstawowych pracowni­ków, po przez management, ale też zewnętrznych usługodaw­ców, dostawców, odbiorców, go­ści, a skończywszy na operatorze, franczyzodawcy i/lub dzierżawcy. Podpisane umowy „programują” hotel, decydują co i kiedy się dzie­je, co ile kosztuje, kto wykonuje jaką pracę i ile w zamian otrzymu­je. Proszę zapamiętać to zdanie: NIEWAŻNE JAK DOBRĄ MASZ UMOWĘ – WAŻNE CZY TWÓJ KONTRAHENT JĄ WYKONUJE. Audyt prawny weryfikuje dwie podstawowe kwestie:
– czy wszelkie zawarte umowy w hotelu są rynkowe tzn. odpo­wiadają obecnym tendencjom, zapisom i parametrom, które określilibyśmy jako średnie lub mieszczące się w przedziale dla podobnych pod względem skali, standardu, lokalizacji hoteli;
– czy te umowy są prawidłowo realizowane.

Badanie z reguły zaczynamy od przeglądu umów operator­skich. Ktoś powie po co mam je sprawdzać skoro operator składa comiesięczne raporty? Niestety, z naszego doświadczenia wynika, że nawet najlepsi, Ci międzynaro­dowi potrafią pomylić się w tych raportach, źle obliczyć opłaty, nie­prawidłowo kwalifikować koszty i przychody. A konsekwencje po­nosi właściciel. To samo dotyczy własnych zespołów – nie raz wi­działem dyrektorów, którzy nawi­jali właścicielom makaron na uszy twierdząc, że są „w czołówce ryn­ku”, „odsadzają konkurencję”, a je­żeli właściciel pytał dlaczego wy­nik spada to odpowiadali, że cały rynek spada, ale oni najwolniej. To właśnie rolą audytora jest, aby reprezentował właściciela w tych rozmowach i wskazywał prawi­dłowe rozwiązania i/lub parame­try rynkowe. Nie dotyczy to tylko umów operatorskich, ale wszyst­kich – w tym na dostawy materia­łów, surowców, usługi, etc. umów o pracę, zlecenia i outsourcing, umów z gośćmi indywidualnymi i grupowymi, umów z pośredni­kami, agentami, organizatorami. Słowem wszystkich, które mogą mieć wpływ na wynik hotelu.

Jeżeli tego wymaga sytuacja audytowi oddaje się do bada­nia także umowę kredytową, jej realizację i wykonanie zarów­no przez management hotelu, ale i sam bank. W grę wchodzą duże kwoty i każda ewentualna…

Autorem jest Marcin J. Podobas, założyciel
i partner zarządzający FORTECH Consulting

Materiał został przygotowany specjalnie dla naszej redakcji
Całą treść publikujemy w naszym czasopiśmie
ŚWIAT HOTELI: sierpień – wrzesień 2019
> kliknij, aby się zapoznać się z pełnym wydaniem <

© BROG B2B Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
Dalsze rozpowszechnianie powyższego materiału jest zabronione.