[SPECJALNIE DLA NAS] Każdy właściciel – bez względu na wielkość, wiek i standard hotelu – powinien wdrożyć procedurę audytu od pierwszego roku po otwarciu obiektu. Im szybciej to zrobi, tym lepiej.
Polska stała się już dojrzałym rynkiem hotelowym. Mamy ponad 2,5 tys. hoteli z ponad 136 tys. pokoi, z coraz większym – przekraczającym już 30 proc. – udziałem sieci. Rocznie oddawane jest kilkadziesiąt obiektów, po 5-6 tys. pokoi. W 2018 roku na inwestycje hotelowe wydano ok. 2 mld zł. To wszystko świadczy już o skali i możliwościach rynku. Oznacza też, że będzie on się zmieniał i zachowywał podobnie do innych rozwiniętych rynków. A na nich właściciele nie poprzestają na otwarciu i oddaniu w dobre ręce (zewnętrznego operatora albo własnego zespołu, bądź dzierżawcy), natomiast aktywnie sprawują nadzór właścicielski nad swoim majątkiem. Według starego przysłowia: „Pańskie oko konia tuczy”, właściciel, który interesuje się swoim obiektem, wie o nim więcej, o swoich ludziach, operatorze, budynku, wynikach i wreszcie o samych gościach. Każdy właściciel – bez względu na wielkość, wiek i standard hotelu – powinien wdrożyć procedurę audytu od pierwszego roku po otwarciu hotelu. Im szybciej to zrobi, tym lepiej. Tak jak powinno przeprowadzać się audyt na poziomie spółki właścicielskiej (co do tego chyba nikt nie ma wątpliwości, nawet jeśli wprost tego przepisy nie wymagają), tak samo należy to zrobić na poziomie hotelu. Bo to jest inny audyt, nie tylko finansowo-księgowy, ale dużo szerszy. Audyt powinien być przeprowadzony przez doświadczonego audytora. I nie myślę tu o tzw. wielkiej czwórce, tylko o doradcach i ekspertach hotelowych, którzy przez lata byli „po drugiej stronie”, pracowali jako menadżerowie, prawnicy, księgowi, znają system USALI i doskonale orientują się we wszystkich działaniach i mechanizmach funkcjonowania hotelu.
Audyt dzielimy na cztery główne obszary :
– formalno-prawny
– finansowy;
– operacyjny;
– techniczny.
Czy robić wszystkie cztery naraz? Niekoniecznie. Inne potrzeby i ryzyka ma właściciel, który otworzył nowy obiekt i zamierza się nim jeszcze długo cieszyć, inne ten, który jest w trakcie remontu lub rozbudowy, a jeszcze inne, który przygotowuje hotel do sprzedaży. Wszystko zależy od sytuacji i potrzeb. Minimum jest coroczne przeprowadzenie audytu wyników oraz przynajmniej uproszczonego audytu prawnego pozwalającego ocenić bieżący stan zawartych umów i np. zmian w nich dokonanych w stosunku do poprzedniego okresu (roku). Jeżeli wówczas pojawiają się nam (audytorom) jakieś negatywne symptomy, których przyczyny tkwią głębiej, dopiero wtedy sugerujemy właścicielowi przeprowadzenie dalszych badań. Jeżeli wszystko jest w porządku lub ewentualne zastrzeżenia można wyjaśnić i naprawić bez kolejnych sprawdzeń, to nie ma sensu ich robić.
Każdy audyt powinien zostać zakończony sporządzeniem pisemnego raportu dla właściciela, który będzie obejmował zastrzeżenia, wnioski i ewentualne zalecenia. Koszt audytu może być bardzo różny i zależy od zakresu, terminów (ekspres jest zawsze droższy) oraz oczywiście od wielkości i standardu obiektu. Stawkę z reguły określa się jako ryczałt/ za pokój lub ryczałt/za osobogodzinę.
Audyt formalno-prawny
To najważniejsza część audytu – od niej wszystko się zaczyna i ten rodzaj audytu razem z finansowym przeprowadzany jest najczęściej. Dlaczego? Ponieważ z podpisanych przez właściciela umów wynikają prawa i obowiązki wszystkich stron mających wpływ na wynik hotelu, począwszy od podstawowych pracowników, po przez management, ale też zewnętrznych usługodawców, dostawców, odbiorców, gości, a skończywszy na operatorze, franczyzodawcy i/lub dzierżawcy. Podpisane umowy „programują” hotel, decydują co i kiedy się dzieje, co ile kosztuje, kto wykonuje jaką pracę i ile w zamian otrzymuje. Proszę zapamiętać to zdanie: NIEWAŻNE JAK DOBRĄ MASZ UMOWĘ – WAŻNE CZY TWÓJ KONTRAHENT JĄ WYKONUJE. Audyt prawny weryfikuje dwie podstawowe kwestie:
– czy wszelkie zawarte umowy w hotelu są rynkowe tzn. odpowiadają obecnym tendencjom, zapisom i parametrom, które określilibyśmy jako średnie lub mieszczące się w przedziale dla podobnych pod względem skali, standardu, lokalizacji hoteli;
– czy te umowy są prawidłowo realizowane.
Badanie z reguły zaczynamy od przeglądu umów operatorskich. Ktoś powie po co mam je sprawdzać skoro operator składa comiesięczne raporty? Niestety, z naszego doświadczenia wynika, że nawet najlepsi, Ci międzynarodowi potrafią pomylić się w tych raportach, źle obliczyć opłaty, nieprawidłowo kwalifikować koszty i przychody. A konsekwencje ponosi właściciel. To samo dotyczy własnych zespołów – nie raz widziałem dyrektorów, którzy nawijali właścicielom makaron na uszy twierdząc, że są „w czołówce rynku”, „odsadzają konkurencję”, a jeżeli właściciel pytał dlaczego wynik spada to odpowiadali, że cały rynek spada, ale oni najwolniej. To właśnie rolą audytora jest, aby reprezentował właściciela w tych rozmowach i wskazywał prawidłowe rozwiązania i/lub parametry rynkowe. Nie dotyczy to tylko umów operatorskich, ale wszystkich – w tym na dostawy materiałów, surowców, usługi, etc. umów o pracę, zlecenia i outsourcing, umów z gośćmi indywidualnymi i grupowymi, umów z pośrednikami, agentami, organizatorami. Słowem wszystkich, które mogą mieć wpływ na wynik hotelu.
Jeżeli tego wymaga sytuacja audytowi oddaje się do badania także umowę kredytową, jej realizację i wykonanie zarówno przez management hotelu, ale i sam bank. W grę wchodzą duże kwoty i każda ewentualna…
Autorem jest Marcin J. Podobas, założyciel
i partner zarządzający FORTECH Consulting
Materiał został przygotowany specjalnie dla naszej redakcji
Całą treść publikujemy w naszym czasopiśmie
ŚWIAT HOTELI: sierpień – wrzesień 2019
> kliknij, aby się zapoznać się z pełnym wydaniem <
© BROG B2B Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
Dalsze rozpowszechnianie powyższego materiału jest zabronione.