Hotelarze muszą lepiej poznać potrzeby Travel Managerów

Miała Pani okazję zapoznać się z raportem „Trendy w zarządzaniu podróżami służbowymi” firmy Orbis. Czy zgada się Pani z jego wynikami?
W obszarach, które obserwuję, takich jak bezpieczeństwo czy preferencje podróżnych, raport potwierdza moje spostrzeżenia. W przypadku hoteli to rzeczywiście cena i lokalizacja są najsilniejszymi determinantami wyboru, a z kolei bezpieczeństwo jest elementem, który z roku na roku rozumiany jest w coraz szerszym aspekcie.

Czy może Pani przełożyć te wyniki na działania w firmie, którą Pani reprezentuje? Jeśli tak, to które? A które są zupełnie inne?
Ponieważ nie odnalazłam w raporcie obszarów, które byłyby oderwane od tego, z czym spotykam się na co dzień w firmie, skupię się na jednym wybranym aspekcie – bezpieczeństwie, bo to na nie firma ABB kładzie duży nacisk. Troska o bezpieczeństwo pracownika przejawia się w już tak codziennych sprawach jak choćby regulacja dotycząca maksymalnej ilości godzin, które można spędzić w podróży, w tym za kierownicą auta, jak również w bardzo wnikliwym przeglądzie rynku obiektów hotelowych i ich doborze do potrzeb pracowników w taki sposób, by bezpieczeństwo osoby i jej mienia nie były zagrożone. Ważnym działaniem, prowadzonym na skalę globalną, jest stały monitoring wyjazdów służbowych, od etapu wniosku o akceptację podróży poczynając. Jeśli pracownik planuje pobyt w krajach o podwyższonym ryzyku (uważanych za takie ze względu na działania zbrojne czy zagrożenie medyczne) uruchamiane są specjalne procedury. Jego podróż wymaga uzyskania specjalnych pozwoleń, a pobyt jest pod stałym nadzorem globalnego departamentu bezpieczeństwa. W przypadku wystąpienia realnego zagrożenia następuję kontakt z lokalną Grupą Kryzysową, która podejmuje działania stosownie do sytuacji.

Rynek Hotelarski w Polsce – Raport 2014 – zapraszamy do zapoznania się z wydaniem w wersji elektronicznej

Jakie kwestie są dla Pani najważniejsze przy planowaniu podróży służbowych?
W czasach, gdy liczą się nie tylko koszty, ale i efektywność pracownika, rzadko kiedy jest miejsce na spontaniczne działania. Zacznijmy więc od tego, że na początku na prawdę warto poświęcić trochę czasu i zastanowić się nad optymalnym scenariuszem, by potem odbyć udaną podróż. Jej czas i ponoszone wydatki powinny być zracjonalizowane, zatem środek transportu powinien być dobrany do celu podróży. Często lepiej skorzystać z krajowego połączenia lotniczego i wrócić w ciągu jednego dnia, niż tracić dwie doby w podróży samochodem. Wybierając różne środki transportu trzeba zwrócić uwagę na ich godzinowe skorelowanie, a lokalizację hotelu dobrać tak, by nie tracić czasu na niepotrzebne przemieszczanie się. W naszych planach powinniśmy uwzględnić także przerwy w podróży, których brak jest bardzo częstym grzechem zawsze spieszących się kierowców aut służbowych. Jeśli rzadko podróżujemy, od czasu do czasu warto zajrzeć do instrukcji, która reguluje zasady wyjazdów służbowych i zwraca uwagę na aspekty ważne dla danej firmy jak np. preferowani dostawcy, czy zasady rozliczeń wydatków.

Jakie błędy najczęściej popełniają hotele w kontakcie z Travel Managerami?
Wiele hoteli, zwłaszcza nienależących do sieci, gdzie panują określone standardy i procedury, prezentuje podejście, które niezmiernie mnie irytuje – przesłaliśmy ofertę, oczekujemy akceptacji i rozpoczęcia współpracy. Hotelarze wprost „zalewają” Travel Managerów swoimi ofertami, nie wsłuchując się w to, co mają do powiedzenia i jakie potrzeby adresują na danym rynku. Czasami odnoszę wrażenie, że chodzi tylko o to, by móc zaraportować podjętą aktywność, bez znaczenia, czy ma szansę przynieść jakiś pozytywny skutek. Zdarza się też, że hotele popełniając grzech pychy prezentują podejście – ja nic nie muszę, mam pełne obłożenie, nie będę rozmawiać o potencjalnej umowie i żadnych rabatach. To przykre, że na tak zmieniającym się rynku, jakim jest hotelarstwo, ciągle zdarza się uprawianie krótkowzrocznej polityki uzyskiwania bieżących korzyści. 

Rozmawiała Karolina Stępniak