Szybciej i sprawniej

Rynek oprogramowania dla gastronomii podzielić możemy na dwa podstawowe segmenty: programy wspierające sprzedaż, tzw. POS (od ang. point of sales), z których korzysta głównie obsługa naszego lokalu oraz programy menedżerskie, z których korzysta kadra kierownicza.
POS
To bardzo wygodne i intuicyjne w obsłudze oprogramowania usprawniające sprzedaż oraz komunikację między stanowiskami w lokalu gastronomicznym. Kiedy po przyjęciu zamówienia kelner rozpoczyna korzystanie z POS, ma możliwość dokładnego odzwierciedlenia w nim zaistniałego procesu obsługi („otwarcie” stolika, zamówienie potraw i napoi, nadanie kolejności wydawania itp.). Obsługa nie musi już bezpośrednio komunikować się z kuchnią ani barmanami, ponieważ POS staje się kanałem komunikacji między tymi stanowiskami. Powoduje automatyczne przekazanie – w postaci wydruku zamówienia lub wyświetlenia na monitorach – pełnej informacji o zamówieniu na te stanowiska.
Programy te nie zostawią nas również w potrzebie, kiedy pojawią się sytuacje niestandardowe, jak: połączenie dwóch i więcej stolików (kiedy np. klienci z różnych stolików postanowili zasiąść razem i zapłacić jeden rachunek), dzielenie rachunków (czyli częste „płacimy osobno” – zmora każdego kelnera), wystawienie faktury VAT w ciągu dwóch minut. Te i inne operacje wykonujemy w sposób bardzo prosty, szybki i niesprawiający problemu nawet nowym pracownikom. Programy te zainstalować możemy na zwykłym komputerze PC lub na coraz bardziej popularnych terminalach z dotykowym ekranem (komputer i monitor w jednym).
Z zasobów stanowiska sprzedażowego czerpać mogą również osoby zarządzające lokalem. Generują i archiwizują one dla nas szereg niezwykle ważnych i przydatnych w rozwoju firmy analiz i raportów. Kilkoma ruchami każdy może wygenerować takie raporty, jak wydajność kelnerów, sprzedaż według PLU lub w podziale na grupy towarowe, martwe pozycje (artykuły, które się nie sprzedają), sprzedaż w dniach czy godzinach, najbardziej popularne stoliki, liczba klientów i wiele innych.
Szukając więc wad w zastosowaniu rozwiązań informatycznych POS trzeba by… długo szukać.
Gadżety, branżowe nowości
Poza wspomnianymi terminalami kasowymi użytkownicy programów sprzedażowych mogą cieszyć się wieloma innymi nowinkami technologicznymi usprawniającymi obsługę i komunikację z klientem oraz wewnątrz firmy.
Najbardziej popularnym sprzętem są tzw. pocket-y, czyli mieszczące się w kieszeni (stąd nazwa) przenośne monitorki mające zastąpić pełne stanowisko kasowe podczas przyjmowania zamówień. Kelner wtedy przyjmuje zamówienia i w tym samym momencie nadaje zamówienie do kuchni i baru.
Ciekawymi rozwiązaniami są pagery kelnerskie, które dyskretnie wibrując dadzą znać obsłudze o konieczności odebrania dań i napoi z „wydawki”, a managerowi doniesie o fakcie stornowania (usuwania z kasy wcześniej zabonowanych potraw) przez podległych mu kelnerów.
Z tego typu nowinek korzystać mogą również goście. Najbardziej popularne są ustawiane na stolikach urządzenia pozwalające przywołać obsługę lub kierownika sali. Od niedawna stosuje się nawet monitory wbudowane w stoliki, które umożliwiają dokonanie zamówienia bez udziału kelnera. Klienci mogą korzystać również z świetlnych pagerów informujących ich o możliwości odebrania zamówienia (przy obsłudze półkelnerskiej lub samoobsłudze).
Programy magazynowe
Są to oprogramowania kompatybilne ze stanowiskami sprzedażowymi POS. Przeważnie instalujemy je w biurze naszego lokalu i łączymy ze stanowiskami sprzedażowymi na sali (stosuje się również komunikację internetową, głównie w sieciach).
Zadaniem oprogramowania magazynowego jest głównie rozliczanie zużycia surowców w lokalu gastronomicznym.
Działanie tego typu oprogramowania oparte jest na metodzie kart kalkulacyjnych i wygląda pokrótce następująco: korzystając z komunikacji z kasą (z POS lub z niektórymi kasami fiskalnymi o rozszerzonych funkcjach) program magazynowy sczytuje sprzedaż artykułów, których receptury ma zdefiniowane przez użytkownika programu. Efektem jest wygenerowanie inwentaryzacji na koniec okresu (np. miesiąca) po uprzednim wykonaniu spisu z natury magazynów. W inwentaryzacji każdy surowiec jest kontrolowany z osobna w postaci określenia w poszczególnych jednostkach jego manka, superaty lub zgodności.
Należy jednak pamiętać, iż administrowanie programów magazynowych wymaga dużych nakładów precyzyjnie wykonanej pracy oraz dużej wiedzy na temat wytwarzania produkcji w gastronomii. Administratorem nie może być więc osoba nieznająca dogłębnie rzeczywistości danego lokalu. Należy brać poprawkę na zapewnienia sprzedawców tychże oprogramowań o „prostocie i intuicyjności” korzystania z nich.
Na czym więc polega praca z systemem?
W fazie projektowania systemu definiujemy magazyny główne (bar, kuchnia, inne), grupy towarowe, każdy surowiec, każdy artykuł z menu, receptury pod każdy z artykułów. W fazie użytkowania wprowadzamy do systemu na bieżąco dostawy (surowce na stan, wg faktur zakupów), RW (rozchód wewnętrzny: straty, próby, rozchód poza recepturami itp.), dokumenty MM (między magazynami, transfery).
Należy tu wspomnieć o wadach tej metody kontroli zużycia surowców. Wielu fachowców – nie tylko w Polsce, ale i na świecie – uważa , że jest ona możliwa do efektywnej kontroli jedynie w teorii, a rzeczywistość naświetla jednak kilka jej zasadniczych wad, jak to, że: (1) cała kalkulacja zależy od powtarzalności receptur przy wykonywaniu dań (każdy kucharz wie, iż jest to mało prawdopodobne), (2) przestrzeganie receptur zależy od indywidualnego stylu przyrządzania dań, sposobu przechowywania itp., (3) nie sposób ująć w recepturach bonifikatorów (np. „szczypty pieprzu”), (4) receptury nie uwzględniają garnirowania, a jeśli je uwzględniają to ograniczają kreatywność kucharza, (5) receptury nie uwzględniają surowców „wielokrotnego użycia” (np. frytura), (6) czasochłonna praca administracyjna, (7) rozmywa odpowiedzialność za precyzję wyniku na kucharzy oraz administratora systemu
Wady te nie spisują tego rozwiązania „na straty”. Należy mieć jednak ich świadomość oraz świadomość tego, że badamy jedynie pewne tendencje. Wymagając od kucharzy, barmanów i samej metody „aptekarskiej” dokładności możemy jedynie narazić siebie i cały zespół na niepotrzebny stres.
Programy do analizy finansowej food cost
Alternatywną metodą kontroli zużycia surowców jest analiza food cost. Metoda ta od niedawna znalazła również odzwierciedlenie w postaci programu komputerowego dla gastronomii, w którym jest jednym z głównych modułów. Niektórzy sprzedawcy programów magazynowych (omawianych wyżej) zapewniają o funkcjonowaniu tej metody również w swoich programach. W rzeczywistości jednak wspomniane w tekście powyżej wady przekładają się na jakość również tego wskaźnika (jeśli program generuje analizę food cost niejako „przy okazji” korzystania z metody karty kalkulacyjnej). Warto więc skupić się na niej odrębnie.
Czym więc jest analiza finansowa food cost?
Liczenie tego wskaźnika jest niezwykle proste. Polega jedynie na: (1) ewidencji kwotowej zakupionych surowców (dostaw), (2) kwoty te dzielimy na rodzaje kosztu (food, bar, inne), (3) odniesieniu kosztów zakupu do sprzedaży (food, bar, bankiet inne).
Programy posługujące się tą metodą korzystają z prostego wzoru, którego efektem jest wskaźnik food cost:
FOOD COST (potencjalny) = (koszt/ sprzedaż) x 100 %
Aby wskaźnik ten był rzeczywisty (a nie potencjalny, jak w powyższym wzorze) należy doprecyzować pojęcie kosztu o inwentaryzację z początku i końca analizowanego okresu oraz inne czynniki, jak np. posiłki pracownicze lub straty. Otrzymujemy wtedy wskaźnik food cost rzeczywisty.
Ta metoda kontroli zużycia surowców ma, jak wszystkie inne, obok zalet również wady. Główną jest to, iż wszystkie surowce (np. kuchenne) wrzuca do „jednego worka”. Czy to jest np. pietruszka czy polędwica wołowa to trafia wyrażona w złotych do jednego wskaźnika zużycia surowców kuchennych. Warto więc w formie uzupełnienia tej metody wyrywkowo korzystać z dodatkowych form kontroli, np. inwentaryzacji dziennej losowo wybranych surowców. Funkcjonujący na rynku program do zarządzania finansami i analizy food cost w gastronomii udostępnia również tę metodę pomocniczą.
Co kontrolujemy za pomocą rozwiązań IT ?
Częstym błędem polskich restauratorów jest błędne założenie, iż kontrola zużycia surowców to jedyna i najważniejsza konieczność i droga do analizowania swojego biznesu. Jest oczywiście niezwykle istotna, lecz zapominamy o tym, iż koszty surowcowe to jedynie 30–40 proc. kosztów funkcjonowania gastronomii i warto by przyglądać się na bieżąco również pozostałym grupom kosztowym, jak: wszelkie koszty operacyjne (materiały gastronomiczne, środki czystości, media itd), personalne, a nawet bankowe (głównie prowizje od płatności kartą). Od niedawna w sprzedaży funkcjonuje ciekawy program do zarządzania finansami w gastronomii stworzony przez zespół doradców dla gastronomii (firma Gastro Improvment), który uwzględnia te zapomniane dotąd potrzeby analityczne polskich restauratorów. W prosty sposób prowadzi użytkownika przez różne analizy przychodowo-kosztowe (w tym food cost). Nie wymaga również inwestycji w dodatkowy sprzęt ani połączenia z kasami, ponieważ instalujemy go na dowolnym osobistym komputerze.
Jakie oprogramowanie wybrać?
Nie ma jedynej właściwej odpowiedzi. Jednak metody analizy, i co za tym idzie wybór oprogramowania, powinny być dopasowane do: (1) kadry (czy jest zatrudniona osoba administracyjna), (2) umiejętności (wybór złożonej czy uproszczonej metody?), (3) polityki magazynowej w lokalu (jeden magazyn, więcej magazynów, magazyn główny + inne), (4) oferty (czy dużo sprzedaży poza recepturami, np. bankiety), (5) stopnia kontroli w firmie oraz (6) sprawności przepływu informacji między stanowiskami produkcyjnymi a administratorem systemu.
Warto też odpowiedzieć sobie na pytanie: co jest w naszych analizach zużycia surowców najbardziej istotne, czy aptekarska dokładność (rozwiązania magazynowe) czy jedynie pilnowanie zgodność naszych założeń co do wysokości wydatków na poszczególne grupy surowców w odniesieniu do sprzedaży (metoda food cost).
Jeśli ktoś jednak szuka rozwiązania doskonałego, jedyne co może zrobić to skorzystać z… wszystkich wspomnianych metod jednocześnie i wyciągać produktywne wnioski z otrzymanych analiz.
Grzegorz Jaszkiewicz, Gastro Improvement