Jak rozwijać swoją działalność aby osiągnąć jeszcze większe zyski, a tym samym zwiększyć szanse na rozwój mimo nadciągającego kryzysu?
W dzisiejszych czasach, zarządzanie gastronomią wymaga profesjonalnej wiedzy zawodowej, umiejętności menadżerskich jak również efektywnej kontroli i podejmowania trafnych decyzji. W niniejszym artykule postaram się przybliżyć zarządzanie gastronomią poprzez koszty, które jest niezmiernie ważne nie tylko dla managerów gastronomii czy szefów kuchni ale dla wszystkich osób, które pragną efektywniej zarządzać biznesem gastronomicznym.
Przedsiębiorca prowadząc działalność gospodarczą ponosi koszty związane z wytworzeniem dóbr lub ze świadczeniem usług. Jednocześnie sprzedając dobra i usługi osiąga przychody. Oczywiste jest, że aby osiągnąć zysk wielkość przychodów musi przewyższać wielkość ponoszonych kosztów.
Obejmują one wyrażone w pieniądzu zużycie czynników produkcji (przedmiotów pracy, środków pracy) oraz opłacenie czynnika ludzkiego. Mają charakter celowy, zaplanowany i zwracany. Koszty zwykłej działalności operacyjnej mogą być ujmowane w ewidencji księgowej w układzie rodzajowym, funkcjonalnym lub kalkulacyjnym.
Postaram się przybliżyć Państwu, najważniejsze obszary zarządzania poprzez analizę kosztów, do których zalicza się:
• kalkulację cenową,
• wykorzystanie receptur gastronomicznych,
• ograniczenie kosztów surowca,
• zarządzanie kosztami pracy,
• inwentaryzację,
• analizę rentowności.
Kalkulacja cenowa
Jak ustalić właściwą cenę, aby usługa gastronomiczna przynosiła nam zysk i jednocześnie była atrakcyjna dla konsumentów? Cena posiłku powinna zależeć od klasy lokalu i rodzaju kuchni, nie powinna jednak zbyt odbiegać od wyobrażenia konsumentów co do racjonalnego uzasadnienia jej poziomu. Cena, wybór i czas oczekiwania na posiłek są ściśle ze sobą powiązane, wpływają na nie bowiem zarówno umiejętności personelu kuchennego, jak i obsługi.
Pracownicy w branży gastronomicznej mają do swojej dyspozycji trzy metody tworzenia drabinek kosztów, do których należą:
• tradycyjna kalkulacja cenowa,
• system cen kalkulacyjnych,
• zmodyfikowany system kalkulacji tradycyjnej.
W tradycyjnej kalkulacji cenowej materiałami wyjściowymi do opracowania cen potraw są:
• sprawdzona praktycznie w danym zakładzie gastronomicznym receptura potrawy obejmująca wykaz surowców wraz z ich wagą oraz opis kolejności i sposób obróbki surowców,
• katalog cen gastronomicznych surowców w przeliczeniu na jednostkę wagową (obejmującą cenę zakupu) oraz marżę gastronomiczną (która powinna pokryć koszty stałe oraz zapewnić dodatni wynik).
Ten rodzaj kalkulacji tradycyjnej umożliwia managerom obiektu gastronomicznego zarządzać cenami przez wprowadzenie jednolitych cenników niektórych towarów, np. wody mineralnej, soków, kawy, herbaty. Wielkość marży gastronomicznej ustala się w procentach i dolicza do cen zakupu surowca. Może to powodować niewielkie zmiany cen potraw po każdej dostawie surowca – lub zmiany w poziomie zysku z działalności w danym okresie między dostawami.
Z kolei system cen kalkulacyjnych w gastronomii pozwala uniezależnić się od wahań cen w krótkim okresie. Jest to możliwe dzięki temu, że katalog cen gastronomicznych surowców został zastąpiony katalogiem cen ewidencyjnych bez marży gastronomicznej, a zatem cen odpowiadającym cenom detalicznym lub też cenom zakupu. W przypadku zmienności cen w ciągu roku należy stosować średnie ceny z roku poprzedniego, a karty kalkulacyjne są sporządzane podobnie jak w kalkulacji tradycyjnej na podstawie receptur oraz cen ewidencyjnych. Wynikiem kalkulacji jest cena potrawy, która nie jest jeszcze ceną występującą w cenniku dla klientów, ponieważ ceny ewidencyjne nie zawierają marży gastronomicznej. Marża gastronomiczna w systemie cen kalkulacyjnych nie jest doliczana (jak w kalkulacji tradycyjnej) w momencie wyjścia surowca z magazynu i dostarczenia go do punktu rozliczeniowego gastronomii (kuchni, bufetu), lecz dopiero w momencie wydania gotowego produktu. Zaletami tego systemu są: oszczędność pracy pracowników, eliminacja wpływu wielkości marż gastronomicznych na cenę pracy różnych punktów gastronomicznych tego samego przedsiębiorstwa stosujących odmienne ceny, a także niższa wartość zapasów surowców w kuchni w cenach ewidencyjnych w porównaniu z jej obciążeniem w cenach gastronomicznych.
Zmodyfikowany system kalkulacji tradycyjnej polega na odstępstwie od stosowania marż gastronomicznych w ujęciu procentowym, a doliczanych do cen detalicznych (zakupu) w poszczególnych grupach surowców. Ceny gastronomiczne surowców są ustalane w tym systemie kwotowo, a zatem marże gastronomiczne doliczane do różnych surowców mogą wykazywać znaczące wahania. Aby uzyskać zamierzoną cenę gotowego dania lub określony stopień wzrostu tej ceny, przyszły poziom ceny gastronomicznej należy ustalić odwrotnie, tj. „od końca”, uwzględniając główny składnik danej potrawy. Zmodyfikowany system kalkulacji tradycyjnej pozwala odstąpić od zmian cen potraw w następstwie każdej zmiany ceny detalicznej surowca, a ponadto ceny potraw są zmieniane dopiero w razie istotnych zmian cen zakupu. Daje to możliwość ujednolicenia cen podobnych surowców, niezależnych od źródeł i cen zakupu, pozwalając zamiennie stosować do sporządzania potraw podobne surowce różniące się ceną zakupu. Omawiany system kalkulacji cenowej w gastronomii umożliwia różnicowanie cen dla poszczególnych segmentów rynku przez stosowanie podwyżek lub obniżek cenowych ustalonych zgodnie z zasadami kalkulacji.
Przy podejmowaniu decyzji o wysokości cen gastronomicznych należy uwzględnić również czynniki z otoczenia danego zakładu, np. związki cen z kosztami, z popytem, z jakością, z działalnością przedsiębiorstw konkurencyjnych.
Ważne jest również uwzględnienie zamożności klientów. Można przyjąć zróżnicowanie cen dla poszczególnych posiłków, np. jeśli obiad będzie kształtował się na poziomie cen od 10 zł do 14 zł, a kolacja w cenie od 12 zł do 16 zł, wówczas przygotowuje się taki zestaw menu, aby poszczególne jego składniki mieściły się w tych cenach. Podobne założenia należy stosować dla kształtowania cen napojów. Uwzględniając profil konsumenta, należy zdecydować jakie rodzaje win należy ujmować w karcie, która powinna zawierać wina w cenie od 7 zł do 10 zł za lampkę, podobnie jak inne alkohole i pozostałe napoje.
Ostatnią istotną decyzją na etapie ustalania cen jest skorelowanie ich wysokości z ogólnym poziomem zysku brutto na posiłkach i napojach. Sam poziom marży brutto jest uzależniony od zamożności klientów, planowanej sprzedaży oraz kosztów operacyjnych. Są to decyzje trudne, gdyż mogą mieć bezpośredni wpływ na wysokość całkowitej rentowności. Najczęściej przyjmuje się następujące zależności: wysoki poziom marży towarzyszy wysokiej zamożności klientów i wysokim wydatkom na konsumpcję w restauracji. I odwrotnie, niski poziom rentowności przy niskich wydatkach na konsumpcję w restauracji dotyczy restauracji popularnych o średnich lub niskich kategoriach.
Wykorzystanie receptur gastronomicznych
Szef kuchni zarządza procesem produkcyjnym poprzez stosowanie receptur gastronomicznych, które stanowią podstawę do obliczanie zapotrzebowania na surowce i półprodukty. Każda receptura zawiera:
• nazwę potrawy, dania, napoju lub innego wyrobu,
• ilościowy skład surowców (normatyw surowcowy),
• wydajność surowców oraz wagę porcji,
• sposób wykonania pozwalający uzyskać wymaganą wydajność,
• zwroty poprodukcyjne, które mogą być wykorzystane do produkcji innych wyrobów.
Sporządzanie potraw i napojów na podstawie receptur gwarantuje powtarzalność ich cech oraz jakość. Wprawny kucharz potrafi dostosować recepturę do indywidualnych cech surowca, zmieniając nieznacznie niektóre jej parametry, np. dodatek wody do mąki zależnie od jej wilgotności, lub cukru do owoców, jeśli są bardzo słodkie lub zbyt kwaśne. Zawsze przed przystąpieniem do planowania produkcji oraz do wykonywania potrawy należy ją uważnie przeczytać. Po pobraniu surowca postępuje się zgodnie z zaleceniami zawartymi w recepturze, na końcu sprawdza ilość otrzymanego wyrobu (uzyskaną wydajność).
Ograniczenie kosztów surowca
Surowiec stanowi do kilkudziesięciu procent wszystkich wydatków. Pierwszym podstawowym narzędziem potrzebnym do efektywnej kontroli kosztów są wycenione receptury. Wycenione prawidłowo i aktualizowane, stanowią punkt wyjścia do oceny, czy koszt surowca jest odpowiedni.
Drugim, istotnym elementem jest zarządzanie surowcem od momentu wyboru dostawcy i negocjacji umów na dostawy, zamówienia, kontrolę dostaw towaru, magazynowanie, produkcję, aż do właściwego rozliczenia sprzedaży. Ważna jest w tej kwestii umiejętność managera w kierowaniu zespołem w celu rozważnego używania surowca, ograniczanie kradzieży wewnętrznej, marnotrawstwa i bezmyślności pracowników.
Zarządzanie kosztami pracy
Elastyczny czas pracy, umowy cywilnoprawne zamiast umów o pracę ( stosowane obecnie nagminnie), minimalne płace to metody obniżenia kosztów wynagrodzenia. Jednak czy zjawisko to zawsze nam się opłaci? Niekoniecznie, ponieważ zbyt niskie płace, mimo poczucia wykonywania ważnego zadania mogą doprowadzić do odejścia z pracy nawet najlepszych pracowników, nie będących w stanie zaspokoić swoich podstawowych potrzeb bytowych. Dodatkowo, zbyt niskie wynagrodzenia często prowadzą do obniżenia prestiżu społecznego danego zawodu.
Pamiętajmy, że pracownik doceniony, szczególnie finansowo będzie z zadowoleniem wykonywał swoją pracę, a tym samym wpływał na poziom usług swojego miejsca pracy. Stosujmy więc formy wynagradzania adekwatne do efektów pracy podwładnych, motywujmy tych, którzy na to zasługują . Z drugiej strony bądźmy asertywni w stosunku do leniwych, roszczeniowych, ciągle niezadowolonych. Dajmy im szansę, jeśli widzimy nadzieję na poprawę, albo podziękujmy za współpracę jeśli uważamy to za stosowne. Miejmy wtedy na względzie starodawne lecz jakże aktualne porzekadło: „ z niewolnika nie ma pracownika”.
Inwentaryzacja
W jaki jeszcze sposób sprawdzamy rzeczywiste koszty działalności? Służy temu inwentaryzacja, która w gastronomii jest najczęściej przeprowadzana co miesiąc lub kwartalnie. Niektóre zakłady przeprowadzają to zadanie co tydzień. Czy słusznie? Istotne jest, że im częściej przeprowadzamy inwentaryzację, tym nasza reakcja na ewentualną obniżkę kosztów surowców jest możliwa do wprowadzenia niemal natychmiastowo.
Ważną kwestią jest bieżąca kontrola stanu zapasów, która pozwala na sprawdzenie, czy wielkość zapasów nie jest mała lub za duża. Regularną inwentaryzację zapasów, najlepiej rano i wieczorem, powinien przeprowadzić kierownik placówki gastronomicznej.
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice miedzy stanem rzeczywistym a stanem w księgach rachunkowych trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.
Analiza rentowności
Zadanie to polega na ocenie gospodarowania zakładu gastronomicznego posiadanym kapitałem, aktywami, ocenie działalności pod względem kosztów oraz przychodów ze sprzedaży. Kondycja finansowa firmy jest niezwykle ważnym zagadnienie z punktu widzenia jej zdolności do trwania i rozwoju na rynku. Do tego celu służy szereg informacji. Wiele z nich można wyczytać wprost ze sprawozdania finansowego, jednak szczegółowych informacji dostarcza analiza wskaźników:
• wskaźnik rentowności sprzedaży – ROS – informuje, jaki procent zysku przynoszą przychody ze sprzedaży. Im wyższa wartość wskaźnika, tym bardziej jest opłacalna działalność zakładu,
• wskaźnik rentowności aktywów, czyli efektywność zarządzania majątkiem. Im wyższy poziom wskaźnika tym zakład lepiej gospodaruje majątkiem.
• wskaźnik rentowności kapitałów własnych – oznacza możliwość uzyskania wyższych dywidend. Niski poziom świadczy o złej kondycji gospodarczej zakładu. Wartość tego wskaźnika powinna być większa od stopy inflacji.
Obliczanie wskaźników rentowności jest celowe tylko wówczas, gdy zakład wygospodaruje zysk, a więc gdy koszty poniesione w toku działalności są niższe od osiągniętych przychodów. Na ich podstawie można ustalić rentowność zakładu za kolejne lata i określić, czy firma osiągnęła większą, czy mniejszą zyskowność w porównaniu z latami poprzednimi.
Przy analizie zyskowności należy brać pod uwagę czynniki mające wpływ na wyniki analizy. Z punktu widzenia rodzaju czynnika:
• przychody ze sprzedaży,
• ceny i marże,
• koszty własne sprzedaży,
• przychody i koszty działalności pozaoperacyjne, przychody i koszty operacji finansowych,
• zyski i straty nadzwyczajne,
• jakość produkcji.
Z punktu widzenia sposobu kształtowania czynników:
• prawidłowe,
• nieprawidłowe.
Czynniki nieprawidłowe to takie czynniki, które wpłynęły na powiększenie wartości zysku, np. w wyniku nieprzestrzegania przepisów, pogarszania jakości produkcji poprzez stosowanie gorszych jakościowo surowców, wykorzystywanie pozycji monopolisty i stosowanie wygórowanych cen.
Zwiększenie zysku można osiągnąć m.in. przez zwiększenie obrotów lub obniżanie kosztów. Koszty można obniżyć przez stosowanie postępu technicznego i organizacyjnego, wysoką jakość produkcji, eliminowanie marnotrawstwa.
Wyróżniamy następujące czynniki, które wpływają na obniżenie kosztów:
• lepsze wykorzystanie maszyn i urządzeń,
• zwiększenie wydajności pracy,
• polepszenie jakości produkcji,
• stosowanie oszczędności w kosztach ogólnych dotyczących utrzymania terenu, magazynowania, ochrony mienia,
• oszczędniejsze gospodarowanie materiałami.
Omawiając kwestie efektywnego zarządzania gastronomią poprzez kontrolę kosztów nie sposób nie wspomnieć o ułatwieniu tego procesu przez programy użytkowe stosowane przez managerów restauracji takie jak: Gastro Finanse, Gastro Szef czy Gastro POS.
Główne funkcje programu Gastro Finanse to:
• realny wynik finansowy z działalności gastronomicznej
• analiza kosztów surowcowych, operacyjnych, personalnych
• zarządzanie zobowiązaniami
• grafiki pracownicze i inne narzędzia managera gastronomii
Program Gastro Pos stanowi samodzielny program sprzedaży kelnerskiej i barmańskiej na ekranach dotykowych. Powstał w celu wyeliminowania ograniczeń funkcjonalnych, jakie stwarzało posługiwanie się na stanowisku kelnerskim/barmańskim kasą fiskalną. Identyfikacja kelnera następuje wg kodu lub z użyciem karty magnetycznej. System przewyższa ergonomią oraz swoimi możliwościami każdą kasę gastronomiczną. Połączenie Gastro POSa z programem Gastro Szef tworzy zintegrowany system rozliczenia gastronomii – od dostaw po sprzedaż i wydanie potraw.
Program Gastro Szef prowadzi gospodarkę magazynową firmy w oparciu o dokumenty magazynowe oraz sprzedaży , w tym sprzedaż zrealizowaną na stanowiskach kelnerskich. Na podstawie założonych kart kalkulacyjnych program wykonuje odpowiednie rozchody składników potraw, oblicza kalkulacje, marże, wskaźniki food cost oraz zapotrzebowanie surowcowe. Dane z programu są podstawą ewidencji materiałowej w cenach zakupu oraz gastronomicznych, również a automatyczną dekretacją do wybranych systemów finansowo-księgowych.
Podsumowując, głównym celem każdego przedsiębiorstwa gastronomicznego jest osiągnięcie zysku. Przedsiębiorca prowadząc działalność gospodarczą ponosi koszty związane z wytworzeniem dóbr lub ze świadczeniem usług. Aby osiągnąć zysk wielkość przychodów musi przewyższać wielkość ponoszonych kosztów. Należy stwierdzić, że każde z omówionych powyżej grup kosztów rządzi się swoimi regułami. Musimy być elastyczni i rozsądni w procesie zarządzania gastronomią. Zarówno zbyt wysokie koszty jak i z drugiej strony zaś zbyt niskie, nie sprzyjają rozwojowi naszego biznesu. Pamiętajmy bowiem, że nadmierna kontrola kosztów może prowadzić do ich zbytniego zaniżania, co w konsekwencji wpływa na spadek jakości usług, a tym samym utratę gości.
Artykuł przygotowała Agnieszka Dziedzic, trener Centrum Edukacji i Biznesu