Jak wybrać oprogramowanie do małego hotelu?

Dopasowane funkcje
Dość oczywistym kryterium wyboru oprogramowania jest zbadanie, czy posiada ono potrzebne nam funkcje. Warto w tym miejscu przeprowadzić dokładną analizę i nie pozostawać na zwykłym „potrzebuję programu do obsługi recepcji” lub „potrzebuję systemu dla recepcji, restauracji i dla obsługi grup zorganizowanych”. Budowa systemu powinna pasować do specyfiki obiektu hotelowego. Prowadzisz hostel i nie zawsze sprzedajesz cały pokój? Oprogramowanie powinno umożliwić wprowadzenie tego do modułu rezerwacyjnego. Często gościsz u siebie grupy zorganizowane, które razem rozliczają należność, ale zdarza się, że ktoś musi uregulować jedną płatność oddzielnie? Szczegółowe pytania na etapie sprawdzania dostępnych rozwiązań pozwolą uniknąć przykrych rozczarowań w przyszłości.

Integracja z systemami zewnętrznymi
Wybór funkcji dopasowanych do usług oferowanych w hotelu to pierwsze kryterium. Równie ważna jest jednak integracja z systemami zewnętrznymi, które funkcjonują w obiekcie hotelowym. W swoim hostelu posiadasz zamki elektroniczne? Dajesz możliwość płacenia kartą za pobyt w hotelu? Można w nim dokonać rezerwacji internetowej? To również trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze systemu, który musi posiadać możliwość połączenia tych systemów.

Intuicyjność
Istotny dla odpowiedniego funkcjonowania obiektu jest intuicyjny panel do obsługi programu hotelowego. Dzięki prostej obsłudze można uniknąć wielu pomyłek, których korekta pochłania dużo czasu i wpływa negatywnie na obsługę gościa. Nie można tracić czasu na dociekanie, jak wprowadzić dane do systemu. Powinniśmy być w stanie szybko odnaleźć odpowiednie moduły i poświęcić czas klientom hotelu. Dodatkową zaletą intuicyjnego panelu jest również mniej czasochłonne szkolenie nowych pracowników. Im obsługa panelu będzie szybsza, tym szybciej przebiegnie proces adaptacji nowego personelu, który od razu przystąpi do swoich obowiązków.

Wsparcie serwisowe
Wybór dopasowanego oprogramowania to trudna i bardzo istotna decyzja, ale równie ważne jest odpowiednie wsparcie serwisowe już po jego zakupie oraz zasady korzystania z niego. Zwłaszcza, że problemy w wielu systemach pojawiają się najczęściej w momencie największego obłożenia hotelu. Wymagana jest więc natychmiastowa reakcja serwisu, który pomoże usunąć problem. Przejrzyste warunki umowy serwisowej pozwalają być pewnym, że otrzymamy pomoc zawsze wtedy, kiedy będzie potrzebna.

Cena
Istotnym kryterium wyboru systemu do obiektu hotelowego jest cena, jednak oszczędności na programie, który ma usprawnić pracę personelu oraz wpłynąć pozytywnie na obsługę gości hotelowych to zły pomysł. Często najtańsze rozwiązania nie oferują wielu podstawowych rzeczy, takich jak np.: integracja pomiędzy poszczególnymi modułami, brak raportów, brak integracji z urządzeniami peryferyjnymi. Dodatkowo, może nie być możliwości ich dokupienia lub problem z ich połączeniem w przyszłości. Warto wziąć to pod uwagę podczas rozmów z firmami oferującymi usługi. Odpowiednio wybrany system hotelowy jest opłacalną inwestycją w prawidłowe funkcjonowanie hotelu czy pensjonatu.

Referencje
Bardzo dobrym pomysłem są również rozmowy z właścicielami innych hosteli, którzy korzystają już z jakiegoś oprogramowania. Oni będą najlepiej wiedzieli, jakie możliwości i zagrożenia niesie za sobą dany system. Skorzystanie z ich doświadczenia pozwoli dokonać najlepszy możliwy wybór. Nie zawsze jednak mamy taką możliwość. Nie zapominajmy więc poprosić o referencje dla programu od innych klientów, którzy wcześniej go zakupili. Równie ważne, jak same referencje, jest obecność firmy na rynku. Im większe doświadczenie w tworzeniu i wdrażaniu systemów ma firma, tym lepiej dla hotelu.
 

Przed przystąpieniem do rozmów powinniśmy dokładnie wiedzieć, jakie funkcje ma posiadać program. Odpowiednie elementy systemu, które dopasowane będą do specyfiki naszego hotelu sprawią, że praca będzie przebiegała dużo sprawniej. Intuicyjny panel wyeliminuje powstawanie większości błędów, których korekta jest zazwyczaj bardzo czasochłonna. Integracja wszystkich działów w jednym systemie hotelowym to niezawodny sposób na automatyzację procesów i usprawnienie obsługi wszystkich gości, co skutkuje minimalizacją kosztów ponoszonych przez właścicieli obiektów. Cena nie powinna być jednak najważniejszym czynnikiem. Oszczędność na systemie, który ma usprawnić pracę jest często bardzo złym pomysłem, który może się odbić większymi kosztami w przyszłości.

CHART to system, który posiada modularną budowę oraz bogaty pakiet funkcji. Dzięki intuicyjnej obsłudze panelu i bezproblemowemu wdrożeniu jego przystosowanie przebiega szybko i sprawnie. Wielką zaletą programu CHART jest kompleksowa oferta. Możemy zaoferować zarówno sam system, jak i sprzęt firmy Posiflex do jego obsługi.