Wybór odpowiedniego oprogramowania jest więc bardzo ważnym aspektem prawidłowego funkcjonowania całej sieci. Jakie kryteria powinno się wziąć pod uwagę przy jego zakupie?
Bogactwo funkcji i modularna budowa
Recepcja, gastronomia, rachunkowość, obsługa imprez, rezerwacje internetowe, aplikacje dla personelu, strefa spa & sport, telewizja hotelowa, kontrola dostępu, a to jeszcze nie wszystko? Jak połączyć wszystkie działy w jednym programie? System powinien być w stanie objąć wszystkie aspekty działania hotelu związane z przepływem informacji i danych. Kluczowym narzędziem jest moduł do centralnego zarządzania siecią. Taki, który umożliwia definiowanie warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez sieć i usprawnia procesy planowania oraz zarządzania siecią.
Dużym atutem jest również moduł wspomagający opracowywanie danych finansowych i statystycznych, który zapewnia kontrolę i ocenę działań w przedsiębiorstwie hotelowym. Powinno się mieć dostęp do:
• badań rentowności,
• statystyk pozwalających uzyskać branżowe wskaźniki,
• automatycznego importowania danych z systemów zewnętrznych,
• analiz umożliwiających ocenę kosztów,
• opcji graficznego przedstawienia sytuacji przedsiębiorstwa
• możliwości ustalania budżetów rocznych i prognoz krótkoterminowych.
Wszystkie dane finansowe firmy powinny być dostępne w jednym module – jak to ma miejsce w narzędziu Profit Management Center.
Modularna budowa ma z kolei znaczenie dla dopasowania rozwiązania do etapu rozwoju obiektu. Dzięki takiej budowie poszczególne podsystemy mogą być wdrażane w zakresie dopasowanym do planowanych potrzeb z możliwością jego rozbudowy w przyszłości. Modularnym systemem jest program InteliHotel. Każdy właściciel może dostosować program do swoich potrzeb, dzięki czemu nie ma nieużywanych i niepotrzebnych modułów, które spowalniają jego funkcjonowanie lub sprawiają, że system jest mało przejrzysty. Funkcjonalność jest w końcu jednym z najważniejszych kryteriów przy wyborze systemu dopasowanego do potrzeb sieci hotelowej.
Wsparcie serwisowe
Niemal równie ważna jak funkcjonalność systemu jest jakość serwisu i zasady korzystania z niego. W przypadku problemu z wpisaniem rezerwacji czy raportem potrzebna jest natychmiastowa reakcja, która nie będzie wstrzymywała działania systemu i pracy personelu, a co za tym idzie prawidłowego funkcjonowania wszystkich działów sieci hotelowej. LSI Software posiada szerokie zaplecze serwisowe. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w tworzeniu systemów hotelowych serwis jest w stanie odpowiedzieć na każde pytanie i szybko naprawić pojawiający się problem.
Intuicyjność
Dużo modułów, wiele funkcjonalności, wszystko w jednym programie – to wszystko może oznaczać bardzo skomplikowany panel i sprawiać trudności w dotarciu do odpowiednich informacji. Ważnym czynnikiem przy wyborze systemu jest więc jego intuicyjność. Personel sieci hotelowej powinien bez problemu poruszać się po modułach dla niego istotnych. Wyszkoleni pracownicy będą znali każdą funkcjonalność systemu, ale przy zatrudnieniu nowego pracownika pojawia się konieczność przeszkolenia nowej osoby. To pociąga za sobą koszty oraz wydłuża czas wprowadzenia nowozatrudnionego do pracy. Im bardziej system będzie intuicyjny, tym szybciej można wdrożyć każdą kolejną nową osobę. Tworzenie zaawansowanych raportów z wieloma zróżnicowanymi danymi może sprawiać problem nawet wykształconej w tym kierunku osobie, jeśli dostęp do liczb wiąże się z eksportem ich z wielu różnych formularzy i tabel. Może to również skutkować pojawiającymi się błędami. Ważne więc, aby używany system integrował wszystkie działy, a znalezienie potrzebnych danych nie zajmowało dużo czasu.
Cena
Wbrew pozorom to najmniej ważne kryterium. Nie warto oszczędzać na programie, który pomaga prawidłowo i efektywnie działać całej sieci hoteli. Czasem wybór najtańszego na rynku systemu skutkuje wielkimi stratami w przyszłości. Brak dopasowanych modułów, brak integracji pomiędzy różnymi działami w hotelu może poważnie utrudniać pracę i obsługę gości hotelowych. Konieczność częstego serwisu i stałego borykania się z problemami wpływa negatywnie na morale pracowników i może obniżyć jakość obsługi klientów. Zintegrowany system dopasowany do potrzeb konkretnej sieci hotelowej to najlepsza decyzja, jaką właściciel może podjąć. W przypadku zapotrzebowania na część modułów finalna kwota może okazać się mniejsza, niż początkowo się przypuszczało. Dodatkowo, zawsze jest możliwość dokupienia kolejnych części systemu w przyszłości.
Referencje
Po zebraniu informacji odnośnie funkcjonalności, intuicyjności, wsparcia serwisowego i ceny, warto skonsultować się z właścicielami lub pracownikami innych sieci hotelowych. Suche dane nie będą tak istotne i cenne, jak opinia kogoś, kto systemu już używa. Taka osoba będzie znała odpowiedź na wiele nurtujących pytań, a także opowie, jak system sprawdza się w praktyce. Jeśli nie ma takiej możliwości, zawsze powinno się zobaczyć, czy firma, od której chcemy program kupić, posiada referencje znanych obiektów hotelowych.
Przy podejmowaniu tak ważnej decyzji, jak wybór systemu do zarządzania siecią hotelową, należy pamiętać, że nie tylko usprawni on pracę personelu, ale także wpłynie pozytywnie na odbiór hotelu przez klientów. Dzięki odpowiednim narzędziom dla pracowników obsługa gości hotelowych przebiega sprawnie, a klienci są usatysfakcjonowani szybką reakcją na ich potrzeby. Jeśli klient jest zadowolony z pobytu w hotelu, bardziej prawdopodobne jest, że odwiedzi go ponownie i poleci swoim znajomym. Odpowiedni system może więc wpłynąć pozytywnie na każdy aspekt prowadzenia sieci hotelowej, od zadowolenia pracowników, po szczęśliwych i wracających do obiektu gości. System InteliHotel pozwala na dostosowanie go do potrzeb każdej sieci hotelowej. Program jest intuicyjny w użytkowaniu, a dodatkowo zawsze można liczyć na wsparcie serwisu. To dobry wybór do zarządzania całą siecią hotelową.