Jak zorganizować dostawy

Organizując logistykę dostaw, warto już na etapie planowania uwzględnić dostawców alternatywnych, którzy w przypadku niedostarczenia produktu lub produktów przez dostawcę bazowego, przejmą jego obowiązki i w konsekwencji zapewnią ciągłość dostaw. Dostawca alternatywny jest poddawany takiej samej kontroli jak główny dostawca, co ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy musimy szybko znaleźć rozwiązanie. Nie chodzi tu o wizytę w pobliskim sklepie spożywczym czy na sąsiednim bazarku, a o wypracowanie systemu, który pozwoli na skorzystanie z oferty sprawdzonego oraz rzetelnego partnera. Takie przezorne podejście do dostaw pozwala ograniczyć negatywne skutki braków w zamówieniach przy jednoczesnym minimalnym zaangażowaniu pracowników danej restauracji. Gwarantuje również niezmienną, wysoką jakość dostarczanych produktów, co w konsekwencji pozwala zachować jakość serwowanych potraw. Pomocny przy planowaniu logistyki i bezpieczeństwa żywności może okazać się System Zarządzania Bezpieczeństwem Żywności według wymagań normy ISO 22 000:2006.

>>> Przeczytaj również: Jak już w styczniu znaleźć się wśród liderów?

Praca i współpraca
Pracownicy, który na co dzień odpowiadają za dostawy produktów do restauracji, stale monitorują stan zapasów i planują zamówienia z odpowiednim wyprzedzeniem. Każde ze składanych zamówień jest potwierdzane przez dostawcę i jeśli z jakiś powodów dany produkt nie może zostać dostarczony
w ustalonym terminie, menedżer ma czas, by złożyć zamówienie u alternatywnego dostawcy.

W przypadku sieci restauracji – regionalnej czy ogólnopolskiej – dobrze sprawdza się prawidłowo skonstruowany system wymiany produktów pomiędzy jednostkami. W przypadku braku produktu w dostawie, powinna istnieć możliwość szybkiego sprowadzenia go z jednej z sąsiednich restauracji. Taka klasyczna pomoc sąsiedzka, która w przypadku braku jakiegoś produktu w jednostce X pozwala nam skorzystać z zasobów spiżarni jednostki Y. Duże znaczenie ma tutaj efektywna komunikacja między menedżerami różnych restauracji, którzy chętnie służą pomocą, wspierają się wzajemnie i wspólnie rozwiązują ewentualne problemy. Natomiast menedżerowie operacyjni, którzy odpowiadają za kilka punktów gastronomicznych i wspierają pracę ich menedżerów, mają znacznie szersze pole manewru, dysponują informacjami na temat zasobów w kilku, a nie wyłącznie jednej restauracji, co daje możliwość szybkiego zlokalizowania poszukiwanego produktu.

Właściwa współpraca pomiędzy pracownikami pozwoli bowiem zażegnać ewentualny kryzys już na poziomie samej firmy, bez potrzeby kontaktowania się z dodatkowymi podmiotami, a tym samym znacznie skróci czas niezbędny na uzupełnienie braków.

>>> Zapoznaj się z najnowszym wydaniem „Nowości Gastronomicznych ” w wersji elektroniczne

Kreatywność zawsze w cenie
Gdy alternatywni dostawcy i komunikacja pomiędzy poszczególnymi restauracjami zawiodą, pozostaje zdać się na kreatywność oraz doświadczenie zespołu. Braki w dostawie można zrekompensować stosując na przykład modyfikację w przygotowanym menu. Możemy wykluczyć dania z produktem, który nie dotarł lub zastąpić brakujący produkt innym towarem – łososia podać zamiast dorsza, a zamiast kalafiora zaserwować brokuły. Warto przygotować się na taką ewentualność i mieć w szufladzie kilka wariantów dań oferowanych w restauracji.

Najlepszym sposobem na radzenie sobie z brakami w dostawach jest przygotowanie się na kilka najbardziej prawdopodobnych scenariuszy, co pozwoli nam wyjść obronną ręką z trudnych sytuacji. Wypracowanie sprawnej współpracy pomiędzy poszczególnymi restauracjami gwarantuje szybkie rozwiązanie problemu we własnym zakresie. To znacznie skraca czas reakcji, ale nie zawsze jest wykonalne. Dlatego dobrze mieć dostęp do sprawdzonych alternatywnych dostawców, którzy w każdym momencie są w stanie dostarczyć nam wszystkie niezbędne produkty.

Autorem tekstu jest przedstawiciel firmy Sodexo Polska