Michał Maca, Hotele Nosalowy: MICE bez kompromisów

[TYLKO U NAS] W rozmowie z nami Michał Maca, dyrektor sprzedaży Hoteli Nosalowy, opowiedział o tym, jak dziś organizatorzy wybierają obiekty MICE, gdzie szukają oszczędności, a czego nie chcą poświęcać oraz dlaczego o wygranej coraz częściej decydują nie tylko infrastruktura i cena, ale elastyczność, doświadczenie i jakość współpracy. Poruszył również temat rosnącego znaczenia personalizacji, przewagi dwóch różnych produktów Nosalowego oraz rozwoju oferty w odpowiedzi na zmieniające się oczekiwania klientów i trendy w branży.

Jak zmieniają się kryteria wyboru hotelu przez organizatorów konferencji i spotkań? Które oczekiwania stały się dziś warunkiem wejścia do przetargu, a które rzeczywiście przesądzają o zdobyciu kontraktu?

W ostatnich latach bardzo wyraźnie zmienił się sposób, w jaki organizatorzy oceniają obiekty konferencyjne. Dobra sala, odpowiednia liczba pokoi i atrakcyjna cena nadal są ważne, ale coraz częściej stanowią po prostu warunek wejścia do rozmowy, a nie realną przewagę konkurencyjną.
Klienci oczekują dziś przede wszystkim obiektu, który zapewni im wszystkie kluczowe elementy potrzebne do sprawnej realizacji wydarzenia: odpowiednią infrastrukturę konferencyjną, dobrą technikę, stabilne Wi-Fi, możliwości brandingu, sprawną logistykę, odpowiednią liczbę pokoi oraz zaplecze gastronomiczne. Duże znaczenie ma też elastyczność – zarówno na etapie przygotowania wydarzenia, jak i później, kiedy zmienia się liczba uczestników, układ sal czy zakres świadczeń.

Ostatecznie jednak bardzo często wygrywają rzeczy mniej oczywiste. Szybkość reakcji, jakość kontaktu z handlowcem, umiejętność zrozumienia celu wydarzenia i zaproponowania rozwiązania zamiast samego cennika. Organizator chce mieć poczucie, że po drugiej stronie jest partner, który nie tylko odpowie na zapytanie, ale potrafi też przewidzieć potencjalne problemy i przeprowadzić go przez cały proces.

Przy dużych wydarzeniach ogromną przewagą staje się również możliwość skupienia większości elementów w jednym miejscu. Noclegi, konferencja, gastronomia, przestrzenie dodatkowe i część integracyjna pod jednym dachem znacząco upraszczają organizację i ograniczają ryzyko logistyczne.
Cena pozostaje bardzo ważnym elementem decyzji, ale przy bardziej złożonych wydarzeniach coraz rzadziej wygrywa po prostu najniższa stawka. Klient porównuje dziś całą wartość rozwiązania – możliwości obiektu, jakość obsługi, elastyczność i przede wszystkim pewność, że wydarzenie zostanie zrealizowane zgodnie z założeniami.

Jak wygląda dziś relacja między budżetami klientów MICE a zakresem oczekiwanych świadczeń? Z jakich elementów organizatorzy są gotowi zrezygnować, a w jakich nie akceptują kompromisów?

Budżety są dziś zdecydowanie bardziej świadomie kontrolowane, ale jednocześnie oczekiwania wobec jakości wydarzeń nie maleją. Dlatego coraz częściej nie rozmawiamy z klientem o prostym „cięciu kosztów”, ale o tym, jak inaczej poukładać wydarzenie, żeby zmieścić się w założonym budżecie bez utraty jego najważniejszych elementów.

Organizatorzy są zazwyczaj bardziej elastyczni w obszarach dodatkowych – liczbie atrakcji, rozbudowanym brandingu, części scenografii, zakresie open baru czy dodatkowych świadczeniach gastronomicznych. Oszczędności można również znaleźć poprzez zmianę formatu posiłków, uproszczenie części programu czy lepsze wykorzystanie dostępnych przestrzeni.

Znacznie trudniej o kompromis tam, gdzie w grę wchodzi komfort uczestników i jakość samego wydarzenia. Klienci nie chcą oszczędzać na jakości noclegu, sprawnej obsłudze, technice, bezpieczeństwie realizacji czy kluczowych elementach gastronomii. Jeżeli jakieś rozwiązanie bezpośrednio wpływa na odbiór eventu przez uczestników, organizatorzy bardzo ostrożnie podchodzą do jego ograniczania.

Coraz częściej klient oczekuje więc od hotelu nie tylko wyceny, ale również realnego doradztwa. Jeżeli budżet zaczyna się rozjeżdżać, rolą dobrego zespołu sprzedażowego nie jest automatyczne zaproponowanie rabatu, ale znalezienie rozwiązania, które pozwoli zachować cel i standard wydarzenia przy jednoczesnej optymalizacji kosztów.

W praktyce coraz ważniejsza staje się więc umiejętność zarządzania całym budżetem wydarzenia. Klient chce wiedzieć, gdzie warto zainwestować więcej, a gdzie można uprościć rozwiązanie bez wpływu na końcowy efekt.

Jak z perspektywy hoteli zmienia się proces zakupu usług MICE – od pierwszego zapytania do podpisania umowy? Jakie znaczenie mają dziś czas podejmowania decyzji, elastyczność w zmianie liczby uczestników oraz warunki anulacji? Gdzie stawiacie granicę między dostosowaniem się do klienta a ograniczaniem ryzyka hotelu?

Proces zakupowy w MICE stał się wyraźnie bardziej złożony. Klienci częściej porównują kilka obiektów równolegle, a podejmowanie decyzji potrafi się przeciągać. Jednocześnie klienci oczekują utrzymania dostępności i elastycznych warunków przez możliwie długi czas. Z perspektywy hotelu oznacza to konieczność bardzo świadomego zarządzania zarówno sprzedażą, jak i ryzykiem…

Rozmawiała Karolina Stępniak

Cały wywiad publikujemy w

© BROG B2B Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k.
Dalsze rozpowszechnianie powyższego materiału jest zabronione.