Technologia w hotelu – zbędny czy niezbędny wydatek?

Mimo kosztów związanych z inwestycją w oprogramowanie dla hoteli, coraz  większa grupa biznesmenów decyduje się na  wdrożenie nowych technologii do swoich obiektów. Korzyści wynikające z ułatwiających pracę funkcji systemu sprawiają, że stale rośnie liczba obiektów noclegowych, które korzystają z takiego rozwiązania.

Zanim jednak wybierzecie oprogramowanie dla hoteli powinniście lepiej je poznać. Zebraliśmy dla Was najważniejsze funkcje systemów dedykowanych pracy w obiektach noclegowych, które pomogą Wam zdecydować czy warto zainwestować w nowoczesne oprogramowanie.

Kompleksowe wsparcie w zarządzaniu
Systemy dedykowane pracy w obiektach noclegowych są połączeniem systemów typowo informatycznych z tymi przeznaczonymi do komunikacji i obsługi sprzedaży. Dzięki temu można znacznie łatwiej zapanować nad licznymi procesami, które mają miejsce w obiekcie. Warto zaznaczyć, że systemy dedykowane hotelom mają postać modułową, dzięki czemu łatwo jest je dostosować do możliwości danego obiektu.

– Każdy hotel rządzi się swoimi prawami dlaczego ważne jest, by jak najlepiej dostosować wdrażane oprogramowanie do potrzeb związanych z pracą w danym obiekcie. Biorąc pod uwagę ilość pokoi, dodatkowe usługi, czy  wielkość hotelu można w łatwy sposób wybrać moduły, które sprawdzą się w przypadku konkretnego miejsca – przekonuje Rafał Marek, Prezes firmy NetPOS, zajmującej się sprzedażą systemów i oprogramowania.

Rezerwacje pod kontrolą
Osoby, które na co dzień pracują w obiektach noclegowych wiedzą jak ważną kwestią jest organizacja i kontrola wszystkich rezerwacji. Dostępne na rynku systemy, w tym oprogramowanie NetPOS Hotel pozwalają między innymi na wprowadzanie rezerwacji dla gości indywidualnych oraz grup. W systemie znajduje się pełen grafik zarezerwowanych pokoi dzięki czemu personel ma wiedzę nt. statusu rezerwacji tj. czy została ona potwierdzona.

Dzięki NetPOS Hotel właściciele obiektów noclegowych mają również znacznie więcej informacji o klientach. Personel wchodząc do systemu może sprawdzić historie ich pobytów, sprawdzić ich przyzwyczajenia oraz potrzeby. Taki kompleksowo obsłużony klient z pewnością poczuje się wyjątkowo biorąc pod uwagę fakt, że system zapamiętuje dane nawet sprzed kliku lat.

Systemy hotelowe = sprawna obsługa gości
Wdrażając w obiekcie noclegowym systemy PMS mamy gwarancję, że znacznie prostsza będzie obsługa poszczególnych gości hotelowych. Systemy posiadają wiele udogodnień, które pomogą przy meldowaniu oraz rozliczaniu poszczególnych gości. Zdarzają się sytuacje, najczęściej podczas wyjazdów służbowych, kiedy to kilku pracowników zajmuje jeden pokój hotelowy. Wówczas bardzo często pojawia się problem rozliczenia poszczególnych osób. Taka sytuacja nie ma miejsca w przypadku hoteli, w których wdrożono technologie. Systemy pozwalają na rozliczanie ich rachunków.

Oprogramowanie PMS umożliwia również sprawne zarządzanie meldunkami, podpowiadając pracownikom zestawienia płatności gości za pobyt. W chwili wymeldowywania, system sam zamyka wszystkie rozpoczęte w obiekcie rachunki, podsumowując tym samym pobyt poszczególnych gości.

Zdalne zarządzanie systemem
Technologie dedykowane pracy w obiektach noclegowych charakteryzuje to, że zarówno z pozycji pracownika, jak i osób zarządzających mogą być dowolnie modyfikowane. Zdalne wprowadzanie zmian jest o tyle łatwe, że można je wykonywać z dowolnego miejsca. Osoby zarządzające aby wprowadzić zmiany w cennikach, bądź zapoznać się z raportami nie muszą być fizycznie w biurze.

– Zdalne zarządzanie sprawdza się zwłaszcza w przypadku osób odpowiedzialnych za zarządzanie, które w każdej chwili mogą wygenerować raporty pomocne w analizie sprzedaży, finansów czy zaopatrzenia. Systemy pozwalają na dogłębną analizę dokumentów np. paragonów, faktur, zaliczek – dodaje Rafał Marek.

Systemy hotelowe to również automatyka budynkowa
Automatyka budynkowa to bardzo ważna funkcja, która znajduje swoje zastosowanie w przypadku obiektów noclegowych. Pozwala ona na stałe monitorowanie systemów kontroli dostępu, oświetlenia, ogrzewania, klimatyzacji czy systemu alarmowego. System na bieżąco reaguje na wszelkie zmiany, które zachodzą w budynku np. w przypadku nagłego ochłodzenia automatyczne włączane jest ogrzewanie.

Technologia pozwala również na zarządzanie dostępem do poszczególnych pomieszczeń. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za zarządzanie mogą zablokować gościom dostęp do pomieszczeń strategicznych tj. do części kuchennej bądź do zaplecza, w którym znajduje się np. sejf. Jest to możliwe dzięki identyfikatorom bądź zamkom elektronicznym.

Intuicyjna obsługa
Oprogramowanie dedykowane pracy w hotelach jest niezwykle wygodnym narzędziem do pracy. W łatwy sposób można bowiem nauczyć się pracy z systemem. – Wdrożenie systemu NetPOS Hotel to duże ułatwienie jeżeli chodzi o codzienną pracę. Wystarczy tylko chwila, by poznać system i swobodnie na nim pracować. Nie ma potrzeby przechodzenia wielogodzinnych szkoleń czy warsztatów. To ogromna wygoda zarówno dla personelu, jak i osób zarządzających – dodaje Rafał Marek.