Raport: Najnowsze trendy w branży MICE

– Jako największa sieć hoteli w Polsce wyznaczamy trendy, działamy na rzecz rozwoju i profesjonalizacji branży usług hotelowych w naszym kraju. Badamy rynek, poddajemy analizie trendy światowe i zachowania konsumenckie. Raport „Najnowsze trendy w branży spotkań, konferencji, eventów i podróży motywacyjnych”, to drugie zaawansowane, jakościowe badanie, które może stać się cennym źródłem inspiracji niezbędnej do podnoszenia efektywności i konkurencyjności naszej branży – powiedział David Henry, SVP Sales, Marketing Distribution and Revenue Management w Grupie Hotelowej Orbis.

Kto i ile wydaje na imprezy MICE?
Jak pokazują wyniki raportu, wysokość budżetu przeznaczanego na organizację imprez MICE jest w kompetencjach Prezesa, CEO i Top managementu (42 proc.). Następne osoby w przedsiębiorstwach, które podejmują tego typu decyzje to HR Managerowie (20 proc.) i Sales Managerowie (17 proc.).  Kwoty przeznaczane na noclegi są uzależnione od charakteru zaplanowanego wydarzenia. Na spotkania i eventy przedsiębiorstwa przeznaczają od 200 do 600 zł/os, na imprezy integracyjne i motywacyjne – od 200 do 1 tys. zł/os, a na konferencje i wystawy do 400 zł/os. Biorąc pod uwagę wielkość firmy i kwotę przeznaczaną na imprezy MICE na jednego pracownika, najwięcej środków wydają duże firmy (35 proc.) od 300 zł do 15 000 zł. Średnie przedsiębiorstwa (35 proc.) od 300 zł do 700 zł, a firmy małe (25 proc.) i mikro (5 proc.) od 200 zł do 1,5 tys. zł.

Jakie są główne potrzeby meeting plannerów?
Dla klientów agencji organizującej MICE najbardziej istotne są dogodne warunki finansowe (59 proc.), kontakt bezpośredni (51 proc.), szybkość, kompleksowość i elastyczność działania agencji (39 proc.), efekt „wow” (planowane wrażenia grupy docelowej jakie odniosą z imprezy – 35 proc.), dyspozycyjność́ 24/7 i kompetencja osoby przydzielonej do imprezy (31 proc.), doświadczenie, rekomendacje, pozytywne referencje, bogate portfolio imprez zrealizowanych przez agencję (28 proc.).

>>> Przeczytaj również: O franczyzie na najważniejszym spotkaniu branży hotelarskiej w roku

Kryteria wyboru hotelu i destynacji
Jak wynika z raportu „Najnowsze trendy w branży spotkań, konferencji, eventów i podróży motywacyjnych”, przy organizacji imprez MICE i wyborze destynacji, jako najważniejsze kryterium respondenci wskazywali lokalizację i komfortowy dojazd (39 proc.), pomysł na program i tematykę spotkania (34 proc.). Na trzecim miejscu znalazła się dostępność dla danej liczby uczestników (27 proc.). Decyzja o organizacji wydarzenia w konkretnym hotelu jest podyktowana przede wszystkim charakterem imprezy. Jeśli chodzi o spotkania, konferencje i wystawy dla 59 proc. respondentów najbardziej istotna jest lokalizacja. Relację ceny usługi do jakości wskazało 57 proc., bazę noclegową, sale konferencyjne 51 proc., standard hotelu 48 proc., jakość oferty gastronomicznej 47 proc., a przyjazną atmosferę 46 proc..

Dostępność, standard, doświadczenie konsumenckie kluczem do sukcesu
Aż 61 proc. respondentów ceni najwyżej wyjątkowość oraz oryginalność miejsca z infrastrukturą gwarantującą atrakcje. Dla 55 proc. ankietowanych warunkiem koniecznym są jakościowe usługi dodatkowe. Do istotnych kryteriów należą również elastyczność hotelu, gotowość do współorganizowania aktywności spójnych z charakterem eventu (33 proc.) oraz szybki transfer z lotniska (32 proc.). Jeśli chodzi o źródła pozyskiwania informacji o hotelach, respondenci polegają na doświadczeniach osób z branży, podróżujących współpracowników (55 proc.) oraz Internecie (24 proc.).

Rezerwacje i oczekiwania
Przebadane firmy wskazują, że najbardziej popularnym sposobem rezerwacji hoteli jest bezpośredni kontakt telefoniczny 64 proc., zaś platformę rezerwacyjną wskazało 36 proc. respondentów. Agencje preferują również kontakt telefoniczny, wzmacniany potwierdzeniem e-mailem (63 proc.). Jako główne czynniki takiego wyboru respondenci wskazywali kontakt z drugim człowiekiem (52 proc.), oszczędność czasu (51 proc.), wygodę i komfort (48 proc.).

Klienci podczas rezerwacji MICE oczekują jednego opiekuna od momentu rezerwacji po rozliczenie (42 proc.), szybkiej reakcji hotelu, odpowiedzi na zapytania w ciągu 1-2 godzin (31 proc.), przejrzystego wyboru miejsca na wydarzenia MICE – jasnego opisu hoteli według istotnych kryteriów (29 proc.).
Najcześciej podawanym argumentem wyboru obiektów Grupy Hotelowej Orbis i jej partnera strategicznego Accor jest: dobra opinia o sieci w branży (47 proc.), gwarancja standardu (45 proc.), atrakcyjność warunków cenowych (41 proc.), różnorodność standardu w ramach grupy (38 proc.), sprawna obsługa MICE (37 proc.), „jakościowy” kontakt bezpośredni z organizatorami MICE (34 proc.).

Co czeka branżę w przyszłości?
Zdaniem 300 respondentów w 2014 roku wydatki na: spotkania, eventy i konferencje – zmaleją (42 proc.) lub pozostaną na takim samym poziomie (52 proc.). Jak prognozują badani, wydatki na wyjazdy motywacyjne i targi wzrosną (48 proc.) lub pozostaną na takim samym poziomie (46 proc.).
Ważnym trendem są coraz częstsze zmiany w zamówieniach i briefach wysyłanych do agencji.
W szczególności dotyczą one: budżetu imprezy i warunków płatności, listy preferowanych hoteli, bardzo przejrzyście sprecyzowanego celu imprezy, informacji o marce i firmie zleceniodawcy, wymagań dotyczących cech pracowników agencji i propozycji scenariusza oraz profilu imprezy. Trendem staje się także równoczesne wysyłanie bardzo wyspecjalizowanych, sformalizowanych briefów do wielu agencji, zapytania są często opracowane przez działy zakupów w danej firmie.

Rodzaj badania i metodologia
Badanie „Najnowsze trendy w branży spotkań, konferencji, eventów i podróży motywacyjnych” zostało przeprowadzone w dniach 22.07-15.10.2013 roku. Podstawę badania stanowiły wywiady jakościowe ustrukturyzowane, wykonane na próbie 300 (N=300) respondentów. Podział grupy badanej: reprezentanci agentów MICE (100 respondentów), osoby odpowiedzialne za organizację MICE w firmach (100 osób) oraz management decydujący o organizacji MICE (100 respondentów).
Badanie miało charakter multibranżowy, zachowano stosowne proporcje w doborze próby (firmy duże 35 proc., średnie 35 proc., małe 25 proc. i mikro 5 proc. próby). Kryterium kwalifikujące do wzięcia udziału w badaniu: minimalna liczba imprez MICE w firmie: 3-4 w skali roku. Raport został przygotowany na zlecenie Orbis przez firmę badawczą Sana Consulting.