W jaki sposób kontaktować się z klientem konferencyjnym

Przed konferencją lub szkoleniem:
Aby nasza propozycja zyskała zainteresowanie warto najpierw ją spersonalizować dla danej firmy.
Nasz pierwszy kontakt powinien być zatem tylko w 20 proc. przedstawieniem dedykowanej osobie, informacji o naszej firmie, a w 80% pytaniem o potrzeby, potencjał i plany danej firmy w zakresie szkoleń, rozwoju, czy np. nowych inwestycji. Mając te informacje jesteśmy w stanie skonstruować spersonalizowaną ofertę, która o wiele bardziej zainteresuje odbiorcę niż np. ogólny mailing wysłany do tysiąca adresów.

Jeśli firma otrzymała od nas spersonalizowaną ofertę, ale nie mamy informacji zwrotnej warto zadzwonić do niej ponownie. Zwracajmy jednak szczególną uwagę na to, żeby drugi kontakt nie nastąpił po pół roku, ale maksymalnie po 2-3 dniach od wysłania oferty. Następnie warto ustawić sobie tzw. follow up, żeby przypomnieć się firmie np. za 3 miesiące lub w czasie, który sama określi za stosowny.

Gdy firma robi u nas konferencję
W zależności od skomplikowania danej konferencji komunikacja pomiędzy organizatorem a nami będzie, albo bardziej wzmożona, albo sporadyczna. Powinna być jednak przede wszystkim regularna i konkretna. Nie zadawajmy 10 pytań w 10 mailach. Starajmy się zawsze opisać wszystko w jak najmniejszej ilości maili. Jest to po prostu bardziej profesjonalne. Odpowiadajmy firmie na jej pytanie w ciągu 24 godzin, to ważny element, który często wymaga dopracowania ze strony obiektów konferencyjnych.

>>> Zapoznaj się z majowym wydaniem „Świata Hoteli” w wersji elektronicznej 

Podczas konferencji warto spotkać się z organizatorem co najmniej 3 razy. Zazwyczaj jest to powitanie organizatora i przyjęcie ewentualnych ostatecznych uwag dotyczących zapewnienia nagle wynikłych, a niezbędnych elementów konferencji. Nasza wiedza na temat harmonogramu konferencji powinna być pełna. Pozwoli nam ona np. spotkać się z organizatorem podczas przerwy na lunch itp. możemy wtedy wypytać go czy wszystko działa zgodnie z ustaleniami i czy niczego mu nie brakuje. Ostatnim spotkaniem powinno być pożegnanie organizatora po konferencji. Jest to moment, który wykorzystać możemy do przyjęcia informacji zwrotnej na temat naszego obiektu i jakości naszych usług.

Po konferencji
Najczęściej po 2-3 dniach warto zadzwonić do organizatora z prośbą o ocenę usług konferencyjnych. Wtedy też można poprosić go o referencje, które są bardzo ważnym elementem poza cenowym, który wpływa na decyzję zakupową naszych klientów.

Anna Klimczak,
specjalista ds. sprzedaży i marketingu Qubus Hotel Łódź