Dlaczego hotele wymagają wypełniania karty meldunkowej?

Obowiązek meldunku tymczasowego w hotelu został zniesiony już 1 stycznia 2013 roku. Wtedy to zmieniono ustawę o ewidencji ludności i dowodach osobistych z dnia 10 kwietnia 1974 roku, która nakazywała zameldowanie się na pobyt czasowy lub stały w ciągu 24 godzin od chwili przybycia do obiektu. Obecnie hotelarze działają na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Po co hotelarzom potrzebne są dane gościa, który zatrzymuje się u nich w obiekcie?

Przede wszystkim są niezbędne do zawarcia umowy cywilno-prawnej, która zostaje nawiązana w momencie wynajęcia pokoju hotelowego przez gościa, który w tym przypadku jest jedną ze stron tej umowy. Należy przy tym pamiętać, że hotel może wymagać tylko niezbędnych danych osobowych, które potwierdzają tożsamość danej osoby, np. imię i nazwisko, data urodzenia, numer PESEL, seria i numer dowodu tożsamości. Recepcjonista ma prawo zażądać okazania dowodu osobistego lub paszportu w celu sprawdzenia zgodności danych, nie może go natomiast zatrzymać, skserować czy powielić w żaden inny sposób.

ŚWIAT HOTELI – ZAWSZE BEZPŁATNY DOSTĘP DO PEŁNEGO WYDANIA
– link do aktualnego numeru: CZERWIEC 2015

Meldowanie się w hotelu jest standardowym działaniem zarówno w Europie, jak i w Stanach Zjednoczonych – nawet tam, gdzie obowiązku meldunkowego nie ma. Jest to przede wszystkim kwestia bezpieczeństwa gości, obiektu, jego personelu i właściciela.

W normalnych okolicznościach dane spisane z dowodów tożsamości są nieprzydatne. Niezbędne stają się natomiast w sytuacjach kryzysowych, na które hotel musi być przygotowany.

Za przykład może posłużyć np. pożar w hotelu. Lista zameldowanych gości zostaje przekazana dowódcy jednostki straży pożarnej, który sprawdzając liczbę ewakuowanych osób, porównuje ją z przedstawioną listą meldunkową. Właśnie na taki wypadek jak pożar w hotelu recepcjonista oznacza liczbę osób w pokoju, dzieci i ich wiek, oznacza gości, którzy w razie potrzeby będą wymagali szczególnej opieki (niepełnosprawność, ciąża, złamana kończyna etc.). Jest to podyktowane tym, że w przypadku pożaru to właśnie te osoby ewakuowane są jako pierwsze i z dodatkowym wsparciem.

Szczególnym przypadkiem jest śmierć gościa w obiekcie. W przypadku braku zameldowania i braku dokumentów tożsamości w pokoju, procedura ustalenia danych osobowych zmarłego, a także poinformowania jego najbliższych o zdarzeniu jest wyjątkowo trudna.

Dane, które gość podaje przy zameldowaniu są ściśle chronione i muszą być przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. z 2002r., Nr 101, poz. 926 j.t. z późn. zm.). Udostępnione mogą zostać tylko wskazanym w ustawie podmiotom, np. organom administracji publicznej, organom kontroli skarbowej czy policji. Hotelarz ma obowiązek zabezpieczenia danych osobowych poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Nie musimy się zatem obawiać, że dane, które podajemy przy rejestracji w hotelu zostaną udostępnione niepowołanym do tego osobom.

Autorem tekstu jest Małgorzata Kot,
zastępca dyrektora Z-Hotel Business & Spa