Microsoft Dynamics NAV w krakowskim Hiltonie

Hotele sieci Hilton działają w Polsce na zasadzie franczyzy. Zgodnie z regułami umowy franczyzowej we wszystkich funkcjonuje platforma informatyczna OnQ – kompleksowy system obsługi hotelarskiej należący do korporacji Hilton Hotels. To ona wspiera mechanizmy rezerwacji, obsługę gości, bazy danych klientów, call center i wszelkie aspekty związane z działalnością placówek. Ale… nie zawiera modułu zarządzania finansowego. Stąd potrzeba zintegrowania platformy z modułem księgowym Dynamics NAV.

Historia współpracy Columbus IT Polska z krakowską spółką Hotels Global Investments sięga marca zeszłego roku. Wtedy właśnie inwestor zgłosił się do polskiego partnera Microsoft Dynamics z zamiarem wdrożenia modułu finansowego w powstającym hotelu Hilton w Krakowie. Cztery miesiące później dział księgowy mógł w pełni korzystać z funkcjonalności modułu finansowego Dynamics NAV.

Program usprawnił rozliczanie inwestycji, zarządzanie środkami trwałymi, ewidencję przychodów i księgowanie faktur. Dużym plusem była możliwość pracy w wielu walutach i językach równocześnie. Dynamics NAV Umożliwia prowadzenie interesów na całym świecie dzięki automatycznemu konwerterowi walut, naliczaniu różnic kursowych i modułom pozwalającym na radzenie sobie z różnicami podatkowymi między krajami.

Pierwszy etap prac wdrożeniowych zakończono w wakacje zeszłego roku, jeszcze przed otwarciem hotelu. Krakowski Hilton został oddany do użytku 10 stycznia a personel zaczął równolegle wykorzystywać dwa systemy – Microsoft Dynamics NAV i OnQ. Aplikacje dotyczące kwestii finansowych korporacyjnej platformy nie były kompatybilne z rozwiązaniem wdrożonym przez zespół Columbus IT.

– Platforma OnQ jako kompleksowe narzędzie zarządzania hotelem rejestrowała wszelkie transakcje sprzedażowe, płatności kartami, rozliczenia z klientami. Problem pojawiał się, gdy trzeba było te dane przenosić do NAV. Bez wdrożenia pracownicy działu księgowego byliby zmuszeni wprowadzać je ręcznie i tracić niepotrzebnie swój cenny czas – tłumaczy Michał Słabowski, Project Manager Columbus IT.

Partner wdrożeniowy Microsoft postanowił zmierzyć się z wyzwaniem zintegrowania obu narzędzi, aby umożliwiały przepływ danych między systemami. Zadanie nie było łatwe, ze względu na brak elastyczności producenta OnQ. W tej sytuacji programiści Columbus IT przeanalizowali możliwości współpracy obu systemów, przeprowadzili mapowanie dane danych i dostosowali Dynamics NAV do standardów OnQ.

– Dziś wszystkie informacje o klientach, transakcjach sprzedaży, płatnościach, wpłatach i wypłatach, przepływają bezpośrednio z OnQ do NAV za pomocą jednego prostego polecenia „importuj” – przekonuej Michał Słabowski.

Obie platformy funkcjonują niezależnie i równolegle, jednak integracja rozwiązań umożliwiła bieżącą komunikację między systemami, a przez to usprawniła obsługę finansową hotelu.