Od czego zależy sukces konferencji?

Każda z sal, niezależnie od lokalizacji czy specyfiki eventu, powinna być wyposażona tak, aby gwarantowała komfortowe warunki dla prowadzenia szkoleń, spotkań firmowych, konferencji naukowych czy zebrań.

Przede wszystkim planując konferencję sprawdźmy czy sala ma odpowiednią kubaturę oraz jakie są możliwości aranżacji. Nie może być ona zbyt mała ani zbyt duża w stosunku do spotkania , które organizujemy.

NAJWAŻNIEJSZE SPOTKANIE BRANŻY
FORUM RYNKU HOTELARSKIEGO PROFIT HOTEL 2015
JUŻ 2 GRUDNIA 2015 W SHERATON WARSAW HOTEL
– kliknij po szczegóły

Niezbędne elementy to bezprzewodowy dostęp do Internetu, wentylacja i klimatyzacja, umożliwiające sterowanie temperaturą w zależności od potrzeb i preferencji uczestników, a także zintegrowany system sterowania oświetleniem, klimatyzacją i roletami, za pomocą jednego, łatwego w obsłudze, panelu. Ważnym elementem jest zarówno dostęp do światła dziennego, którego brak zmniejsza aktywność i obniża jakość pracy uczestników, jak i możliwość pełnego zaciemnienia, która z kolei przydatna jest przy konferencjach z wykorzystaniem ekranów projekcyjnych. Kolejnym czynnikiem jest profesjonalny system nagłaśniający, zapewniający efektywną komunikację i równomierne pokrycie sali dźwiękiem dla pełnej zrozumiałości mowy. Zadowolenie i komfort uczestników szkoleń zagwarantują z pewnością szerokie stoły i krzesła z miękką tapicerką lub krzesła z pulpitami. Na każdej konferencji, nie może również zabraknąć profesjonalnej obsługi technicznej, obecnej i nadzorującej przez cały czas trwania konferencji.

Prawidłowe wyposażenie sali konferencyjnych jest podstawowym czynnikiem budującym powodzenie wszelkich wydarzeń konferencyjnych i szkoleniowych. Dlatego też, na salach nie może zabraknąć takich elementów wyposażenia jak: ekran projekcyjny, rzutnik multimedialny, flipchart, tablica suchościeralna, rzutnik folii, laptop, telewizor LCD, mikrofon i głośniki bezprzewodowe, odtwarzacz CD i DVD, mównica z nagłośnieniem. Wspomniane wyposażenie sali konferencyjnych w znaczny sposób ułatwi zarówno samą organizację, jak i prowadzenie spotkań konferencyjnych, szkoleniowych czy biznesowych. Jednakże obok wszystkich ww. coraz częściej  pojawiają się zapotrzebowania organizatorów na takie wyposażenie jak: sprzęt do tłumaczeń symultanicznych, pozwalający na równoległe tłumaczenie w wielu językach, sprzęt do głosowań czy transmisji online tzw. wideokonferencji. W wyposażeniu najnowocześniejszych sali zaczynają się pojawiać touchboard’y czyli dotykowe tablice interaktywne, obsługiwane za pomocą palca lub dowolnego wskaźnika czy wizualizery cyfrowe gwarantujące najwyższą jakość wyświetlanego obrazu.

Świadomość organizatorów, jak ważny jest każdy ze wskazanych czynników, z pewnością gwarantuje powodzenie całego przedsięwzięcia. Firma doświadczona w organizowaniu konferencji nigdy nie pozwoli sobie na braki w niezbędnym wyposażeniu sali i związane z tym błędy organizacyjne. Będzie dla uczestników i prowadzących skarbnicą wiedzy i pomysłów, które pomogą sprawnie i komfortowo przeprowadzić każde szkolenie czy konferencję.

Autorką tekstu jest Magdalena Zdybel
dyrektor Best Western Plus ArkonPark Hotel

Cały artykuł ukazał się w:
ŚWIAT HOTELI – ZAWSZE BEZPŁATNY DOSTĘP  DO PEŁNEGO WYDANIA
– link do aktualnego numeru: PAŹDZIERNIK 2015