Oprogramowanie hotelowe można porównać do krwioobiegu. Jest niezbędny i powinien wspierać pracę wszystkich działów. Dobierać oprogramowanie należy do świadczonych usług, a kluczowa jest sprawność i łatwość jego obsługi oraz wdrożenie. Niezbędny element, czyli system rezerwacyjny z możliwością gromadzenia danych o gościach oraz sprzedaży z wystawianiem faktur i integracją z systemem księgowym, jest podstawowym usprawnieniem pracy dla każdego hotelu. Jednak mniejsze obiekty mogą sobie pozwolić na prostsze i tańsze systemy. Jeśli po raz pierwszy dokonujemy zakupu lub będziemy planowali rozwój to najlepiej wybrać taki produkt, który jest uniwersalny i składa się z wielu modułów. Wtedy wraz z nowymi potrzebami będzie można włączać kolejne moduły, a nie kupować nowy system, co jest znacznie droższym rozwiązaniem. Najwygodniej jest gdy wszystkie hotelowe działy są zintegrowane.
ŚWIAT HOTELI – ZAWSZE BEZPŁATNY DOSTĘP DO PEŁNEGO WYDANIA
– link do aktualnego numeru
Obecnie trudno sobie wyobrazić zarządzanie sprzedażą pokoi, powierzchni konferencyjnych, parkingiem, gastronomią, czy strefą wellness bez odpowiednich narzędzi informatycznych, które od razu pokazują dostępność, etapy sprzedaży czy produkty nabywane przez Klienta w innych działach. Współcześnie warto zwrócić również uwagę na takie funkcję usprawniające sprzedaż jak integracja systemu rezerwacyjnego ze stroną internetową, zewnętrznymi systemami sprzedaży czy możliwość wysyłania e-mailigów. Jeśli zarządzamy kilkoma hotelami to najefektywniejszym rozwiązaniem jest obsługa ich wszystkich przez jeden system, a nie wszystkie mają takie funkcje. Rezerwacje pokoi we wszystkich hotelach Zdrojowej Invest obsługuje jeden dział rezerwacji. Dzięki takiemu rozwiązaniu, wszystko można załatwić w jednym miejscu, a w przypadku braku miejsc w jednym obiekcie automatycznie proponowany jest pobyt w innej lokalizacji. Dodatkowo podnosi to satysfakcję gości, ponieważ korzystając z centralnego systemu CRM pracownicy działu rezerwacji znają ich preferencje z różnych naszych obiektów i instynktownie stosują się do ich życzeń, bez zadawania zbędnych pytań.
Niezwykle ważny jest podmiot odpowiedzialny za wdrożenie. Oprogramowanie hotelowe to skomplikowany system, który wymaga od kadry obiektu i wdrożeniowców współpracy, a od informatyków szybkich reakcji. Ciągłość pracy systemu w związku z 24-godzinnym funkcjonowaniem obiektów hotelarskich jest niezbędna. Nowi użytkownicy oprogramowania wymagają sprawnego przeszkolenia. Kadra zarządzająca potrzebuje raportów, które należy odpowiednio zdefiniować. Cenne są tu rekomendacje innych hotelarzy, którzy już przeszli wdrożenia i mają do czynienia z bieżącą współpracą z obsługującymi ich dostawcami oprogramowania. Nie warto wybierać oprogramowania, które w przyszłości nie będzie aktualizowane, ponieważ wraz z rozwojem może to wymusić jego zmianę w przyszłości. Natomiast negocjując cenę warto pamiętać o objęciu umową wszystkich etapów zarządzania oprogramowaniem hotelowym, od wdrożenia, przez szkolenia, po wsparcie techniczne i doprogramowywanie aż po aktualizacje.
Autorem tekstu jest Szymon Wróblewski,
członek zarządu Zdrojowa Invest
Absolwentka wydziału dziennikarstwa Collegium Civitas w Warszawie. Doświadczenie zdobywała w takich pismach jak Gazeta Wyborcza i Życie Warszawy.
Z firmą BROG Media (później BROG Marketing i BROG B2B) związana od grudnia 2010 roku. Początkowo jako dziennikarz w czasopismach Świat Hoteli i Nowości Gastronomiczne oraz portalu Horecanet.pl. Od lutego 2013 pełni funkcję redaktor naczelnej Świata Hoteli, a od stycznia 2018 roku dyrektor wydawniczej i współwłaścicielki wydawnictwa BROG B2B. Jest również organizatorką Forum Rynku Hotelarskiego Profit Hotel, a także odpowiedzialna za tworzenie portalu Horecanet.pl oraz organizację Forum Rynku Gastronomicznego Food Business Forum i Spa & Wellness Business Forum. Członkini Rady Społeczno-Biznesowej Szkoły Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula. Wyróżniona Odznaką Honorową za zasługi dla polskiej turystyki od Ministra Sportu i Turystyki.
Interesuje się polskim rynkiem hotelarskim i gastronomicznym. Prywatnie uwielbia sport, w szczególności bieganie, dobrą kuchnię i polskie kino. Szczęśliwa partnerka i mama Łucji.
- Karolina Stępniak
- Karolina Stępniak
- Karolina Stępniak
- Karolina Stępniak
