Rynek spotkań biznesowych pod lupą: Kto? Co? I gdzie?

Małe, średnie czy duże przedsiębiorstwa najczęściej wydają fundusze na usługi konferencyjne? Czy cena i jakość kuchni to najważniejsze elementy decydujące o wyborze obiektu? Czy prawdą jest, że firmy zwracają uwagę na jakość usług w tej branży? Czy bliskość siedziby firmy wpływa na wybór lokalizacji na spotkanie biznesowe czy organizację konferencji? Czy warto być hotelem wielogwiazdkowym – czy to przyciąga potencjalnych klientów biznesowych? Czy firmy decydują się na wybór lokalizacji w czasie krótszym niż 14 dni? – te oraz inne zagadnienia znalazły się w już opublikowanych ogólnopolskich badaniach opinii. Badania rozpoczęły cykl poświęcony tematyce rynku usług biznesowo-konferencyjnych dla firm i przedsiębiorstw w Polsce i są pierwszą opublikowaną częścią z cyklu badań dotyczących branży MICE.

Pod koniec maja odbyła się premiera ogólnopolskich badań firm i przedsiębiorstw dot. rynku spotkań biznesowych w Polsce i prezentacją głównych treści badawczych. Badania te rozpoczęły długoterminowy projekt – cykl badawczy, który będzie poświęcony zagadnieniom takim jak: biznes a branża usług konferencyjnych, branża MICE w Polsce a biznes, możliwości finansowe przedsiębiorstw w zakresie współpracy z obiektami konferencyjno-hotelarskimi, jakość usług w branży konferencyjnej, wartość rynku itp. Cykl został pomyślany tak, aby w długoterminowej perspektywie stworzył jedną całość, wielowątkowo badającą rynek. Pomysłodawcą oraz inicjatorem cyklu jest Hotel Narvil Conference & Spa w Serocku, który jako lider branży konferencyjnej w Polsce, systematycznie wprowadza różne narzędzia, aby poznawać rynek i biznes na którym działa. – Od lat wykorzystujemy wiele standardowych oraz niestandardowych narzędzi – które mają wpływać na realizację zakładanych celów biznesowych oraz na poznanie potrzeb naszych biznesowych partnerów. W tym roku podjęliśmy decyzję o przeprowadzeniu badań zatytułowanych: Rynek spotkań biznesowych pod lupą: Kto? Co? I gdzie?. Analiza ich pozwoliła nam na jeszcze bardziej szczegółowe poznanie możliwości zaangażowania się firm i przedsiębiorstw w organizację spotkań biznesowych, uzyskaliśmy odpowiedzi na wiele ciekawych pytań, wątpliwości. W strategii naszego działania jest  permanentne wprowadzanie takich aktywności, które mają służyć lepszemu poznaniu rynku oraz rozwijaniu biznesu" – powiedziała Grażyna Kowalczyk, dyrektor generalny Hotelu Narvil.

ŚWIAT HOTELI
ZAWSZE BEZPŁATNY DOSTĘP DO PEŁNEGO WYDANIA
– link do aktualnego numeru: MAJ 2016

Czy firmy w Polsce decydują się na organizację spotkań biznesowych poza swoją siedzibą?
Po określeniu wielkości firm, sprawdzeniu w jakim sektorze usług działają poddano badaniu kwestię, która miała udzielić odpowiedź na pytanie: czy firmy organizują jakiekolwiek spotkania biznesowe poza siedzibą swojej firmy? Ok. 1/5 firm zadeklarowała organizację spotkań: pracowników, kontrahentów, klientów, spotkań konferencyjnych poza siedzibą firmy. W pytaniu uwzględniono pojęcie organizacji w hotelach lub ośrodkach wypoczynkowych.

Badania  wskazały, iż wraz ze wzrostem wielkości zatrudnienia następuje wzrost odsetka przedsiębiorstw, które organizują tego typu spotkania. Zaledwie 3 proc. najmniejszych firm – zadeklarowało organizację spotkań poza siedzibą firmy. Aż blisko 60 proc. puli badanych największych firm zadeklarowało organizację takich konferencji, prawie 40 proc. z tych zatrudniających 51-250 pracowników, także odpowiedziało twierdząco na zadane pytanie w sumie 10 proc. z firm zatrudniających od 10-50 pracowników. Natomiast tylko ok. 3 proc. z tych zatrudniających do 9 osób zadeklarowało organizację tego typu spotkań.

Reasumując, pozyskane wyniki z zachowaniem proporcji wielkości przedsiębiorstwa pokazują, że tylko ok. 4 proc. firm decyduje się na spotkania w obiektach poza firmą. Jednak po uwzględnieniu małych, średnich i dużych firm (bez mikroprzedsiębiorstw) okazuje się, że blisko co 4-te z nich decyduje się na organizację spotkań poza siedzibą firmy. 

Roczne budżety na spotkania poza firmą. Firmy w swoich budżetach rocznych nawet po kilka milionów złotych przeznaczają w rynek usług konferencyjnych. Nikt nie podejmuje szybko decyzji (nikt nie poświęca mniej niż 14 dni na szukanie lokalizacji).
Rynek spotkań konferencyjnych stale się rozwija. Firmowe spotkania biznesowe i okolicznościowe to nawet milionowe budżety, które chcą każdego roku pozyskać hotele i obiekty konferencyjne. Małe, średnie czy duże przedsiębiorstwa decydują się na przeznaczenie środków na organizację konferencji poza siedzibą firmy, jednak ciekawym było pozyskanie wiedzy, na jakim poziomie są te budżety w skali roku.  Najwięcej firm, bo aż ½ z nich swój budżet szacuje na poziomie do 100 tys. zł, do połowy miliona złotych budżet określa już ponad 10 proc. ankietowanych. Blisko 9 proc. firm posiada budżety o wartości powyżej 500 tys. zł sięgające nawet kilku milionów rocznie. Ciekawym jest fakt, iż aż ¼ badanych  firm nie była wstanie określić jakie budżety rocznie wydaje na spotkania biznesowe organizowane poza firmą.
 
Przedsiębiorstwa decydujące się na wydanie środków na organizację spotkań biznesowych – w większości potrzebują minimum miesiąca do nawet pół roku i więcej czasu na wybranie odpowiedniej lokalizacji, co stanowi prawie 80 proc. W tym na pół roku i więcej czasu potrzebuje ponad 10 proc. firm. Od 3 miesięcy do 6 miesięcy potrzebuje co piąta firma. Najwięcej, bo prawie ½  stanowią firmy, które najczęściej poszukują dogodnego miejsca na organizację spotkania w okresie od 4 do 12 tygodni. Od 14 do 30 dni wystarcza na podjęcie decyzji w 17 proc. firm. Żadna z badanych firm nie zadeklarowała, że potrzebuje mniej niż 14 dni na poszukiwanie lokalizacji.

Mikroprzedsiębiorstwa, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa w Polsce – metodologia.
W ramach badania przebadano przedsiębiorstwa w Polsce. Badania przeprowadzono metodą telefoniczną (CATI) na podstawie standaryzowanych wywiadów kwestionariuszowych wspomaganych komputerowo. Celem założonym przy pierwszym badaniu, było rozpoznanie całości rynku przedsiębiorców z podziałem na mikro, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa – tak, aby uzyskać całościową charakterystykę rynku oraz pozyskać informacje o tym, jakie przedsiębiorstwa inwestują oraz które organizują i w jakim zakresie spotkania biznesowe. Wielkości przedsiębiorstw zostały dobrane kwotowo z zachowaniem proporcji wielkości poszczególnych typów firm z podziałem na te zatrudniające do 9 pracowników, 10-50 pracowników, 51-250 pracowników i duże powyżej 250 pracowników. Pierwsze dwa typy stanowią 70 proc. z badanych przedsiębiorstw, a średnie i duże 30 proc. W badaniu podzielono firmy ze względu na prowadzoną działalność. Najwięcej, bo niemal połowa, zadeklarowało działalność w branży usługowej, produkcją przemysłową zajmuje się ponad 30 proc. badanych, handlem niecałe 30 proc., a produkcją rolniczą ok. 10 proc. respondentów.

WYNIKI BADANIA ZOSTANĄ OPUBLIKOWANE W CAŁOŚCI
W PUBLIKACJI "RAPORT HOTELARSKI W POLSCE – RAPORT 2016"