Każde zapytanie o wynajem sali i organizację konferencji jest inne, wymaga spersonalizowanego podejścia i zaproponowania dopasowanych do oczekiwań rozwiązań. Planując aranżację sali, przede wszystkim należy uważnie słuchać organizatora, przedyskutować wszystkie detale i propozycje. Idealnie, kiedy istnieje możliwość spotkania z organizatorem, pokazania mu przestrzeni, przedyskutowania wszystkich aspektów „na żywo” i dostosowania oferty do scenariusza wydarzenia. Warto na takie spotkanie zaprosić przedstawicieli różnych działów zaangażowanych w realizację zamówienia, bowiem nikt tak dobrze jak szef kuchni nie wyjaśni wszystkich niuansów dot. aranżacji bufetów, a tylko osoba odpowiedzialna za nagłośnienie i oświetlenie będzie w stanie na bieżąco weryfikować np. propozycje aranżacji sceny. W odpowiednim przygotowaniu przestrzeni bardzo ważne są szczegóły, bo to często one właśnie odróżniają miejsce przygotowanie profesjonalnie, od zaaranżowanego bez niezbędnej wiedzy. Nie tylko bowiem ogólna prezentacja przestrzeni, ale przede wszystkim funkcjonalność i bezpieczeństwo grają tu ważną rolę. Należy więc pamiętać o takich aspektach jak: właściwa odległość poszczególnych rzędów krzeseł, sposób zabezpieczenia i ukrycia okablowania, dostosowanie wysokości stołów, szerokości przejść, łatwa dostępność np. wyjść ewakuacyjnych czy bufetów, wyraźne oznakowanie drogi do sal i wyjść ewakuacyjnych czy odpowiednie, dostosowanie do liczby gości, ustawienie klimatyzacji. Na etapie planowania, warto też przyjrzeć się uważnie agendzie spotkania. Od niej bowiem często zależeć będzie sposób zaplanowania np. organizacji przerw kawowych (w formie ciągłej, samoobsługowej lub serwowanej) oraz bufetów.
ŚWIAT HOTELI
ZAWSZE BEZPŁATNY DOSTĘP DO PEŁNEGO WYDANIA
– link do aktualnego numeru: PAŹDZIERNIK 2016
Trendy w aranżacjach
Sposób aranżacji sal i organizacji spotkań ewoluuje, podlega trendom i odzwierciedla zmianę potrzeb organizatorów i uczestników. W planowaniu, wiele uwagi poświęca się wygodzie, ergonomii i trosce o środowisko naturalne. Rezygnuje się suto zasłanych stołów, obrusów i falban. Stąd np. szklane blaty, dekorowane raczej kolorowym podświetleniem ledowym niż materiałem. Odchodzi się także od eksponowania materiałów konferencyjnych przed każdym z gości. Dla uporządkowania przestrzeni i zapewnienia większej ilości miejsca, notesy, długopisy i inne artykuły piśmiennicze składowane są w jednym, łatwo dostępnym dla wszystkich miejscu. Podobnie zresztą zmienia się sposób serwowania poczęstunku. Z uwagi na oszczędność miejsca i ograniczenie ilości powstających odpadów, wiele elementów bufetu, takich jak napoje czy dodatki eksponuje się w większych pojemnikach, dzbankach czy dystrybutorach, rezygnując ze stawiania przed gośćmi małych butelek i porcjowanych, pakowanych osobno przekąsek. W dobie wszechobecnej elektroniki, coraz częściej rezygnuje się też z papieru, wprowadzając elektroniczne flip-charty, tablice i oznaczenia. Do tego dochodzi zmiana w trendach komponowania menu. Coraz częściej, oprócz zwyczajowej kawy i herbaty podczas spotkań serwujemy np. owocowe smoothies, a tradycyjne ciasta zastępowane są przez zdrowe przekąski. Przykładem podejścia zorientowanego na troskę o środowisko i jak największą funkcjonalność jest dostępny w hotelach Starwood program Sustainable Meeting Practices, który kompleksowo obejmuje wszystkie aspekty organizacji spotkania, od planowania i aranżacji poczynając, na mierzeniu wpływu wydarzenia na środowisko kończąc.
Trudno dzisiaj wyobrazić sobie organizację spotkania, podczas którego nie wykorzystywalibyśmy nowoczesnych technologii bądź specjalistycznego sprzętu. Od momentu ustalania szczegółów organizacji posługujemy się multimedialnymi prezentacjami i wizualizacjami, które bardzo ułatwiają pracę koordynatorom i sprzedawcom, pozwalają zaprezentować przykładowe aranżacje i pomysły. Tabliczki i kartki wskazujące drogę do sal zastąpiły multimedialne ekrany, plany pomieszczeń lub elektroniczna rejestracja. W salach, gdzie odbywa się spotkanie coraz częściej oprócz rzutnika i ekrany znajdziemy elektroniczne flip charty, tablice interaktywne czy telewizory w stylu smart. Te wszystkie nowinki nie mogłyby jednak działać bez funkcjonalności, która jest dziś niemal tak niezbędna jak wygodne krzesła, czyli szybkiego i stabilnego łącza internetowego.
Autorami tekstu są Marcin Lachowicz, F&B Manager
Anna Szyszka, Personal Assistant to the Hotel Manager
Sheraton Poznan Hotel
Absolwentka wydziału dziennikarstwa Collegium Civitas w Warszawie. Doświadczenie zdobywała w takich pismach jak Gazeta Wyborcza i Życie Warszawy.
Z firmą BROG Media (później BROG Marketing i BROG B2B) związana od grudnia 2010 roku. Początkowo jako dziennikarz w czasopismach Świat Hoteli i Nowości Gastronomiczne oraz portalu Horecanet.pl. Od lutego 2013 pełni funkcję redaktor naczelnej Świata Hoteli, a od stycznia 2018 roku dyrektor wydawniczej i współwłaścicielki wydawnictwa BROG B2B. Jest również organizatorką Forum Rynku Hotelarskiego Profit Hotel, a także odpowiedzialna za tworzenie portalu Horecanet.pl oraz organizację Forum Rynku Gastronomicznego Food Business Forum i Spa & Wellness Business Forum. Członkini Rady Społeczno-Biznesowej Szkoły Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula. Wyróżniona Odznaką Honorową za zasługi dla polskiej turystyki od Ministra Sportu i Turystyki.
Interesuje się polskim rynkiem hotelarskim i gastronomicznym. Prywatnie uwielbia sport, w szczególności bieganie, dobrą kuchnię i polskie kino. Szczęśliwa partnerka i mama Łucji.
- Karolina Stępniak
- Karolina Stępniak
- Karolina Stępniak
- Karolina Stępniak
